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关于规范我校接待费用的报账的通知

2017-11-09

校属各单位:    

    为规范我校接待费用的报账,请大家按本通知的要求报销接待费:    

一、学校有关接待用费用报账的制度规定  

1、学校制定了《长沙理工大学国内公务接待费用管理办法》,其用餐标准和《湖南省党政机关国内公务接待管理办法》规定的伙食费标准相同,即140元/天(早餐20元,中、晚餐各60元)。经校领导批准,计财处执行《长沙理工大学接待费用管理办法》的规定,学校的接待区分为公务接待和非公务性接待,非公务接待为招生、就业、非课程类考试、讲座等。为规范没有公函的就业等非公务接待费用报账,计财处制定了《长沙理工大学业务接待费用报销审批单(兼作业务接待计划方案)》。  

2、学校会议费执行《长沙理工大学会议管理办法》,外宾接待经费执行《长沙理工大学外宾接待经费管理办法》,经费从学校安排的“国际交流业务费”中开支;科研中开支的接待费用,按照科研经费管理办法在核定的间接费用开支;校外实习基地建设发生的费用,按照《长沙理工大学实践教学经费分配与使用管理办法》执行。  

二、接待用餐费的单据审核  

1、公务接待用餐。报账单位填列《公务接待用餐审批单》报账。审批单上列明了接待部门、就餐地点、用餐人数,来客单位、来客人数、接待事由、接待标准、领导批准等信息。会计人员审核表上各项目是否完整填列、伙食费标准是否超标。其接待费用报销必须提供公函、通知,有接待计划、方案,接待清单,发票(国际学术交流中心内部转账单),刷卡单(在外接待)或者银行转账单据。  

2、业务接待用餐。学校有一部分接待业务属于学校主动邀请某个单位、某个团队、某个人员来校进行就业指导、技术指导、课题研讨,对方一般没有开出公函。由报账单位填列《业务接待费用报销审批单》报账,审批单上列出了业务接待计划方案。会计人员审核表上各项目是否完整填列、伙食费标准是否超标。其接待费用报销必须提供接待计划、方案,接待清单,发票(国际学术交流中心内部转账单),刷卡单(在外接待)或者银行转账单据。  

3、会议费中的开支的餐费,要求附上报销会议费所必要的证明材料,如:会议审批文件、会议通知及实际参会人员签到表、国际交流中心提供的原始明细凭证、内部转让账单等凭证。  

三、接收国际学术交流中心单据的规定  

计财处已通知国际学术交流中心:  

1、今后在承办学校会议和日常接待中要做好接待公函等材料的收集工作。会议费按照《长沙理工大学会议费管理办法》法第十六条收集材料,公务接待费用按照《长沙理工大学国内公务接待办法管理办法》第五条收集材料,无公函的接待应有《长沙理工大学业务接待费用审批单》。  

2、国际学术交流中心会议或者接待的用餐标准为140元/天(早餐20元、中晚餐各60元),超过标准的将按标准结算。  

3、转账应坚持分次结算,分次或者分月申请转账。  

   

计 划 财 务 处

                                       2017年11月3日


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