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长沙理工大学举办国际会议管理办法

2017-09-20 

 

为更好地促进我校国际交流与合作,规范国际会议管理,根据上级有关部门文件精神,特制定本管理办法。

第一条    国际会议指与会者来自3个或3个以上国家(含主办国)在华举办的会议。举办国际会议应符合我国外事管理规定,不涉及政治敏感问题,应有利于提高我校的科研、学术水平和国际知名度。

第二条    国际交流处(港澳台事务办公室)是我校国际会议的归口管理单位,负责国际会议的申报、管理。未经批准,任何单位和个人不得以我校名义主办、协办或承办国际会议或者邀请境外人士(含港、澳、台)参加我校举办的国际会议。科研部负责会议学术审查。

第三条    校内各单位在申请以我校名义举办的国际会议时,应首先明确我校为会议的主办者或承办者。由其他单位主办、拟由我校承办或协办的国际会议,申报时须提供主办方的委托函或任务批件。

第四条    举办国际会议的单位或部门应至少提前4个月向国际交流处递交书面申请材料(同时需要电子版)。举办单位先将申请材料报该单位主管领导签字,再交至科研部、国际交流处领导审核并签字。然后,国际交流处将申请材料报请校领导批准。最后学校呈文,国际交流处报送湖南省外侨办或省台办审批。

第五条    举办单位提交的申请书面材料应包括以下内容:

1. 举办国际会议的请示,请示内容包括:举办国际会议的目的、意义及必要性;会议主要议题;主办单位及协办单位名称;举办时间、会期、地点(城市)、与会人员结构范围,总人数;拟邀请外宾人数及人员名单(含姓名、性别、年龄、国别、职务等信息);经费来源;相关涉台和其他敏感问题及对策;有关国际组织情况等。

2. 国际组织授权举办此次国际会议的相关函件。

3. 国际会议的会旗、会徽等。

4. 经费预算明细表。

5. 详细、紧凑的日程安排。

6. 参会的重要国内人员(包括姓名、性别、单位、职务、联系方式等)。

7. 会议主席和会务组主要成员、会议联系人及联系方式。

8. 作为主办、合办、协办或委托筹办单位和经费资助单位的境外组织的背景材料(名称须中英文、内容包括该国际组织的章程、组织机构、政治背景、对华态度、历次活动及成员有无“一中一台”或“两个中国”问题)。

9. 我校为非主办单位,须提供主办方的委托函或任务批件。

10. 其他需要特别说明的情况。

第六条    审批通过后,国际交流处将批文转交给举办单位。举办单位方可进行会议的筹备工作 。会议筹备、举办过程中若发现问题,举办单位应及时上报国际交流处。

第七条    一般学术会议,不邀请国家、省、市党政领导出席。如需邀请,举办单位应提前一个月上报,并将领导活动安排表、发言稿报送交国际交流处。

第八条    坚持厉行节约、讲求实效。严格控制会议规模、住宿档次、会议时间和经费预算,会议原则上安排在校内进行,不组织安排会后公款游览、参观。

第九条    会议结束后,举办单位要认真总结,并于会议结束后7日内将书面总结(同时需要电子版)、影音资料以及会议中形成的重要文献送交国际交流处存档。国际交流处负责向湖南省外侨办汇报,并将会议材料移交校档案馆保管。

第十条    本规定自颁布之日起施行,由国际交流处(港澳台事务办公室)负责解释。


长沙理工大学举办国际学术会议申报表

会议名称

中文

 

英文

 

举办日期

 

会议地点

 

主办单位

 

承办单位

 

会议规模: 

中方(含港澳台):          外方:

是否邀请台湾代表参会

    

是否申请国(境)外资助

 

是否邀请外国政要参会(部长及以上官员包括前政要)

 

是否邀请国外媒体与会活动

 

是否邀请外国驻华使节官员

 

会议经费来源:

 

会议的书面请示文件:

按附件要求起草上报省外侨办的请示文件,并将文件的书面材料和电子文本提交国际交流处。

会议负责人:

联系电话:

手机:

Email

     

会议经办人:

联系电话:

手机:

Email

     

主办学院意见:

 

 

院负责人:

 

(学院盖章)

     

科研部意见:

 

 

 

负责人:

 

(部门公章)

                    

国际交流处意见:

 

 

 

负责人:

(部门公章)

                  

学校领导意见:

 

 

 

签名:

 

                    

 

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