第一章 总 则

第一条 为了规范长沙理工大学教育基金会（以下简称基金会）会议工作，实现基金会工作的科学决策、民主决策，确保各类会议工作高质量、高效率召开，根据《中华人民共和国慈善法》、《基金会管理条例》、《长沙理工大学教育基金会章程》（以下简称章程）等有关规定，制定本基金会会议议事制度。

第二条 基金会会议可设置有理事会会议、专门委员会办公会、秘书处处务会等。

第三条 基金会会议坚持“民主公开，集体讨论，专题专议，会议决定”，实行民主集中制的原则，遵守基金会重大事项报告制度、三重一大决策制度等相关规定，充分发挥党内监督作用。

第二章 一般规则

第四条 基金会会议一般以现场方式召开，也可根据实际情况， 以电话会议、可视电话会议、微信会议等或者混合多种的组织方式召开。

第五条 基金会会议可根据实际情况安排定期会议、临时会议。基金会会议应提前通知相关会议代表，并向会议代表提供会议材料。

第六条 基金会会议代表须按时参加会议。若因故不能参加会议， 应提前请假。

第七条 基金会会议表决意向可分为同意、反对和弃权，参加会议的代表只可选择一种意向。会议可以根据会议组织方式以现场举手、现场投票、通讯投票、微信投票或无异议认可方式进行表决，在征求意见时，在规定的时间内没有明确回复视同对表决内容无异议。

第八条 基金会会议须做会议记录。会议形成决议的，应制作会议纪要并妥善存档。

第九条 基金会会议形成的决议，须认真贯彻执行，不得随意变更。

第三章 理事会会议

第十条 理事会是本基金会决策机构。理事会行使下列职权：

（一）制定、修改章程；

（二）选举、罢免理事长、副理事长、秘书长；

（三）决定重大业务活动计划，包括资金的募集、管理和使用计划；

（四）年度收支预算及决算审定；

（五）制定内部管理制度；

（六）决定设立办事机构、分支机构、代表机构；

（七）决定由秘书长提名的副秘书长和各机构主要负责人的聘任；

（八）听取、审议秘书长的工作报告，检查秘书长的工作；

（九）决定基金会的分立、合并或终止；

（十）决定其他重大事项。

第十一条 理事会会议每年至少召开 2 次。理事会会议由理事长负责召集和主持。有 1/3 理事提议，必须召开理事会会议。如理事长不能召集，提议理事可推选召集人。召开理事会会议理事长或召集人需提前 5 天通知全体理事、监事。

第十二条 基金会会议须有 2/3 以上理事出席方能召开；理事会决议须经出席理事过半数通过方为有效。

下列重要事项的决议，须经出席理事表决，2/3 以上通过方有效：

（一）章程的修改；

（二）选举或者罢免理事长、副理事长、秘书长；

（三）章程规定的重大投资活动；

（四）基金会的分立、合并。

（五）对本基金会有重大影响的其他事项。

第十三条 基金会理事、监事、党支部书记如不能亲自出席理事会会议，可以书面委托其他理事、监事或代表代为出席行使相应权利，但每位理事或监事仅限委托（代表）一人。委托书应说明代理人、代理事项、权限及有效期限，由委托人签字，委托书应内容明确，充分体现委托人对提案的个人意见和表决意向。

第十四条 监事、党支部书记列席理事会会议，监事有权在理事会会议上提出质询和建议。并应当向登记管理机关、业务主管单位以及税务、会计主管部门反映情况。党支部书记应将支部党员对基金会重大事项讨论的建议和意见向理事会反馈。

第十五条 理事会会议的提案经过明确充分的讨论后，主持人应将议程中的各项提案逐一提请出席会议理事或委托人进行表决。每位理事对每项提案有一票表决权。

第十六条 理事会会议应当制作会议记录。形成决议的，应当场制作会议纪要，并由出席理事审阅、签名。理事会决议违反法律、法规或章程规定，致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应当承担责任。但经证明在表决时反对并记载于会议记录的，该理事可免除责任。

理事会会议记录应包括以下内容：

（一）会议届次及召开的时间、地点和方式；

（二）会议主持人及理事出席、委托出席、列席等信息；

（三）会议议程、议题；

（四）理事、监事发言要点；

（五）表决的内容、方式及结果；

（六）理事会认为应当记录的其他事项。

第十七条 如果有半数以上的与会理事认为提案不明确、不具体或材料不充分，不利于做出决策时，会议主持人可要求对该提案暂缓表决，并请相关理事对该提案提出明确的要求。

第十八条 未能现场进行表决的决议，也可采用书面、通讯、网络等表决方式，理事应在收到表决请求后的 5 日内，通过文件、传真、电子邮件、文字微信等通讯方式将表决结果送达基金会。

第十九条 基金会秘书长应组织实施理事会会议决议。

第四章 专门委员会办公会

第二十条 专门委员会是在基金会理事会领导下担任专门任务的工作机构，对涉及基金会重大的专业的事项进行集体决策。包括筹资与资助管理委员会、考核与薪酬管理委员会、投资管理委员会等。专门委员会原则上设置主席 1 名、委员若干。基金会理事可担任专门委员会成员。专门委员会根据工作需要不定期召开办公会。

第二十一条 专门委员会办公会由主席担任召集人和主持人。专门委员会办公会须2/3 以上的委员出席方可召开会议。出席会议委员2/3 以上的委员表决通过方可形成决议，其中投资管理委员会会议需要委员全票表决通过方可形成决议。

第二十二条 专门委员会办公会对专门委员会职责权限范围内的专门任务事项进行集中决策，超出权限范围的重大事项应上报基金会理事会进行决策。专门委员会可根据工作需要委托基金会秘书处负责部分专门任务事项。

第二十三条 专门委员会办公会相关决议应及时向理事长通报。

第五章 秘书处办公会议

第二十四条 秘书处是基金会的常设办事机构,在理事会领导下负责基金会的日常工作。秘书处处务会（以下简称“处务会”）对基金会日常工作的主要任务事项进行决策。秘书处行使下列职权：

（一）组织实施基金会年度公益活动计划；

（二）组织实施基金会资金的筹集、管理和使用计划；

（三）拟订基金会的内部管理规章制度；

（四）提议聘任或解聘各机构主要负责人；

（五）决定各机构专职工作人员聘用；

（六）理事会赋予的其他职权。

第二十五条 处务会原则上每月召开1次，并根据工作需要可不定期召开。处务会由秘书长负责召集和主持。处务会成员为秘书处负责人及部门高管人员，安排专门人员作会议记录。根据会议需要，部门负责人可列席参加。处务会须 2/3 以上会议成员出席方可召开。出席会议成员 2/3 以上的成员表决通过方可形成决议。

第二十六条 处务会相关决议应及时向基金会理事长、副理事长报备。

第六章 党支部会议

第二十七条 为全面贯彻党的路线、方针、政策，加强和改进新时期基金会党的组织建设，充分发挥党支部在基金会重大事项决策时的民主集中制和监督作用。

第二十八条 湖南省长沙理工大学教育基金会党支部会议一般每月召开一次，如遇重要情况可随时召开，支部会议由书记召集主持。

第二十九条 党支部会议的议题由书记确定，会议召开的时间、议题，一般应在会议召开两天前通知到各委员，凡未列入会议议题的不研究讨论，不搞临时性会议。

第三十条 党支部会议事范围：

（一）贯彻执行中央和上级党委、政府的指示，解决实施中的重大问题，保证上级政府指示的贯彻实施；

（二）对单位改革和中心任务的发展、党的建设、社会主义精神文明建设等方面的重要问题作出决策；

（三）研究分析班子成员的思想作风建设情况和党的建设、思想政治工作状况，决定党的组织、宣传、纪律检查、统一战线以及群团工作中的重要问题；

（四）讨论决定支部党员考核、奖惩等工作。

（五）讨论基金会理事会议题内容，并提出意见。

第三十一条 党支部会议必须有半数以上委员到会方能举行。委员因故不能参加会议，应在会前请假，其意见可用书面形式表达。根据工作需要,支部会议主持人可确定有关人员列席。

第三十二条 党支部会议进行表决时，赞成票超过应到会人数的半数为通过，未到会人员的书面意见不能计入票数。会议决定每个事项时，应该逐项表决，表决可根据讨论事项的不同内容，分别采取口头、举手、无记名投票或记名投票方式。

第三十三条 党支部会议应有专人记录，并记录存档作为依据，讨论基金会相关重大事项的建议和意见应及时由支部书记向理事会反馈。

第三十四条 对重大突发事件和经济情况，来不及召开党支部会的可临时处理，事后应及时向党支部会报告。

第三十五条 党支部对重大问题决策必须实行民主、科学的决策。

第三十六条 党支部会做出的决策，支部成员分工负责组织实施。决策实施中，加强督促检查和信息反馈，对决策进行重大调整或变更，由党支部会决定。

第七章 会议记录及纪要

第三十七条 会议记录以文字为主，辅以录音或录像。会议记录须完整、详实、规范，准确反映会议结论和发言人的意见。

第三十八条 承担理事会或秘书长办公会议秘书工作的指定人员负责理事会和秘书长办公会的会议记录，整理形成会议纪要的初稿，经会议主持人审定后，由出席会议人员审阅并签名。

第三十九条 理事会决议违反法律、法规或章程规定，或致使基金会遭受损失的，参与决议的理事应承担责任。但可证明在表决时表明异议并有明确记载于纪要或记录的，该理事可免除责任。

第八章 附 则

第四十条 本办法由基金会负责解释。

第四十一条 本办法自2019年12月2日基金会第二届八次理事会通过之日起执行。

湖南省长沙理工大学教育基金会

                                                  2019年5月20日