为规范、保障长沙理工大学图书馆文献资源建设，满足学校教学、科研、人才培养和“双一流”建设对文献资源的需求，特制定本规程。
一、年度纸质文献资源建设规划制定
1. 年度纸质文献资源建设规划制定时间为每学年第一学期期初。
2. 采购经费预算依据
（1）本年度经费执行情况
（2）教育部关于一般本科院校生均新书占有册数（3册以上）
（3）我校学生数量（当量学生人数）
（4）文献资料价格因素
（5）学校教学科研与学科建设需要
（6）年度采购中的其他要求
3. 年度纸质文献资源建设规划在充分征求学校图书馆工作委员会文献信息资源工作小组意见后，由图书馆资源建设部起草制定，报图书馆领导审阅批准后，上报学校有关部门审批。
二、纸质文献资源采购招标
1. 招标时间为学校图书文献资源购置经费预算下达之后。
2. 根据学校对招标工作的要求，协助配合学校职能部门进行招标采购和合同签订。
三、文献资源订购工作
1. 中文图书订购
（1）采访人员进行采访调研工作，通过和学校文献信息资源建设小组人员沟通等多种渠道和方式，掌握师生对中文图书的需求。
（2）采访人员根据学校所设学科专业、科研情况，通过互联网商务网站或其他形式及时收集《科技新书目报》、《社科新书目报》、《全国地方科技新书目报》及出版社自编书目、供应商自编书目等新书目及相关采访数据。
（3）采访人员在收集到书目数据后及时做好中文图书资料的查重、预订工作，并及时通知校图工委文献信息资源建设工作小组相关人员协助预订图书资料，准确地采集教学、科研所需图书。
（4）形成的订单经图书馆领导审批后分发给各供应商。
（5）进行有针对性的采访工作，经图书馆领导批准可进行现场采购。
（6）对发出的订单进行统计、分析，为规划藏书规模、控制藏书结构提供依据。
2．外文图书订购
（1）采访人员进行采访调研工作，及时和学校文献信息资源建设小组相关人员沟通，掌握师生对外文图书的需求。
（2）采访人员根据学校所设学科专业、科研情况，通过互联网商务网站或其他形式及时收集外文图书书目及采访数据，并通过图书馆海外图书采选系统推送数据给学院各专家、领导及校图工委文献信息资源建设工作小组相关人员。
（3）采访人员回收推荐信息并经过查重、选择后进行预订。
（4）形成的订单经图书馆领导审批后进行投递。
（5）进行有针对性的采访工作，经图书馆领导批准可进行现场采购。
（6）对发出的订单进行统计、分析，为规划藏书规模、优化藏书结构提供依据。
3. 中文期刊、报纸订购
（1）采访人员进行采访调研工作，及时和学校文献信息资源建设小组相关人员沟通，掌握师生对中文期刊、报纸的需求。
（2）采访人员根据学校所设学科专业、科研情况，通过邮局、互联网商务网站或其他形式及时收集中文邮发期刊、非邮发期刊、人大复印资料、报纸等目录，并及时通知校图工委文献信息资源建设工作小组相关人员协助预订中文报刊资料。
（3）采访人员在收集到各类期刊报纸目录及反馈信息后及时做好预订工作。
（4）形成的订单经图书馆领导审批后进行投递。
（5）对发出的订单进行统计、分析。
4. 外文期刊、报纸订购
（1）采访人员进行采访调研工作，了解学科建设对外文期刊、报纸的要求，深入到各院（部）办公室和资料室了解情况。
（2）采访人员根据学校所设学科专业、科研情况，通过互联网商务网站或其他形式及时收集外文期刊、报纸目录及采访数据并通过校园网、院（部）资料室将外文期刊、报纸采访信息公布，并及时和校图工委文献信息资源建设工作小组相关人员沟通。
（3）通过校园网、院（部）资料室回收推荐信息，对比往年订购情况、考虑学科建设要求后进行选择、预订。
（4）形成的订单经图书馆领导审批后进行投递。
（5）对发出的订单进行统计、分析。
四、文献资源催缺
1. 中外文图书催缺：每年对预订图书进行一次催缺，以保证入藏。
2. 中文期刊催缺：根据中文期刊到刊情况随时进行催缺工作。
3. 外文期刊催缺
（1）采访人员进行来刊签收，并协同外文期刊室进行验收工作，汇总验收清单；
（2）采访人员通过验收清单分月度、年度通过互联网商务网站或其他联系外刊供应商进行催缺工作。
五、文献资源到馆情况统计
1. 中外文图书到馆情况统计：每年进行一次统计，统计到书率。到书率分供应商按每年时段统计（预定图书到馆率=预定图书到馆册数/发出订单册数，现采图书到馆率=现采图书到馆册数/现采图书册数）。
2. 中外文期刊到馆情况统计：根据全年到刊情况在年底进行期刊到馆情况汇总，统计到刊率（到刊率=预订期刊到馆册数/预定期刊册数）。
六、文献资源付款
1. 中外文图书资料付款
（1）中外文图书资料经图书馆验收合格后，由供应商根据中标价开具实洋发票，验收人员在发票背面签字确认、并开具图书资料入库单交资源建设部人员。
（2）在收到经验收人员签字确认的发票及图书资料入库单后，采访人员及部门负责人签字确认，交图书馆领导签字审批，并交图书馆办公室到国资处备案，。
（3）采访人员把经图书馆领导签字审批后的付款凭据送交学校计财处办理付款签字手续。
（4）采访人员把手续齐备的付款凭据报主管校领导签字审批后送学校计财处办理付款手续。
2. 中文期刊、报纸付款
（1）采访人员根据预定价格要求供应商开具预付款发票并签字确认。
（2）资源建设部负责人签字，交图书馆领导签字审批，并报图书馆办公室签字备案。
（3）采访人员把经图书馆领导签字审批后的付款凭据送交学校计财处办理付款签字手续。
（4）采访人员把手续齐备的付款凭据报主管校领导签字审批后送学校计财处办理预付款手续。
（5）采访人员根据中文期刊、报纸发行情况及供应商中标价与供应商进行结算，对结算情况进行核实清理并办理相关结算付款手续。
3. 外文期刊、报纸付款
（1）采访人员根据预定价格，要求供应商开具预付款发票并签字确认。
（2）资源建设部负责人签字，交图书馆领导签字审批，并报图书馆办公室签字备案，。
（3）采访人员把手续齐备的付款凭据报主管校领导签字审批后送学校计财处办理预付款手续。
（4）采访人员根据外文期刊、报纸发行情况与供应商进行结算，对结算情况进行核实清理并办理相关结算手续。
