为规范我校科技查新工作管理，保证科技查新的权威性、公正性、客观性和准确性，维护查新有关各方的合法权益，根据国家科技部国科发计字【2000】544号文件颁布的《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》和国家教育部教技发厅【2004】1号文件《教育部办公厅关于进一步规范教育部科技查新机构工作的意见》等相关文件要求，制定本规定。

 

第一章 总则

第一条 查新是科技查新的简称，是指查新机构根据查新委托人提供的需要查证其新颖性的科学技术内容，按照本规定操作，并作出结论。

第二条 查新工作应以文献为基础，通过检索和情报分析研究，并与立项报告、科研成果进行对比和审查，撰写有根据、有分析对比和结论的查新报告，为主管部门的评议和决策提供科学的参考依据。

 

第二章  机构性质、职能与业务范围

第三条 长沙理工大学科技查新中心（以下简称中心）隶属长沙理工大学图书馆，是教育部批准成立的理工类部级科技查新工作站(编号L36),同时也是中国电机工程学会批准设立的电力科技查新机构。查新中心设负责人一名，负责日常管理工作，上级主管部门为长沙理工大学、教育部科技发展中心及中国电机工程学会。

本查新中心主要受理各级科研立项查新、研究开发转化及技术转移中所需查新、国家及地方有关规定要求的查新、论文收录检索等科技查新业务，属有偿、非盈利服务，中心按教育部长沙理工大学科技查新工作站制定的标准进行收费（参见《长沙理工大学科技查新工作实施细则》）。

第四条 科技查新业务范围

1. 承接各级科研立项、成果鉴定、成果申报奖励、新产品和新技术开发及引进等查新。

2. 承接各类专业技术文章的查收、查引检索。

3. 承接国家及地方有关规定要求的项目查新。

4．承接硕、博士学位论文开题查新。

5．承接其它有相关需求的查新。

 

第三章 查新委托原则

第五条 接受查新委托原则

1. 由委托查新课题负责人或掌握课题全面情况的研究人员到本中心办理查新委托手续。委托查新项目由相关学科查新或本中心负责人接待与正式受理。

2. 受理委托项目时，承接人员必须判断待查新项目是否属于查新范围，判断查新项目所属专业是否属于本查新单位承担查新业务的受理范围。对于不属本单位查新专业的，应告知委托者可选择相关专业查新单位。

第六条 拒绝查新委托条件：

有下列情况之一时，承接人必须拒绝接受查新委托。

1. 委托查新项目不属本单位查新专业范围；

2. 查新委托人不能出具与查新内容相关的技术资料；

3. 经多次交谈，查新委托人仍不能明确列出查新项目的查新点；

4. 查新委托人要求的交付报告时间过短，以致难以保证查新质量。

 

第四章 查新用户需知

第七条 为确保科技项目查新过程的客观性和真实性，保证查新质量，维护查新有关各方的合法权益，请查新委托人协助配合做好以下工作：

1． 委托方一般应由该查新项目的负责人或该项目的主要成员来担当，联系人应由熟悉该项目技术内容、能解释该项目技术要点的人来担当。

2． 查新委托人或联系人须如实填写《科技查新合同》上各项内容。

（1）查新委托人或联系人据实、完整地向查新中心提供查新项目的科学技术要点、查新点（主要是指需要查证的内容要点、技术创新点）、查新要求和科学技术性能指标数据。

（2）查新委托人或联系人应当准确地提供满足完成查新需要的中英文对照关键词（含规范词、同义词、缩写词、近义词）、分类号、专利号、化学物质登记号。关键词应当从查新项目所在专业的文献常用词中选择；查新人员根据用户提供的关键词进行复核后确定。

（3）查新委托人或联系人需提供一套能详细描述待查新课题（或发明）的技术资料及参考文献，如研究工作报告、技术（总结）报告、实验报告、鉴定证书等以及与待查新项目密切相关的国内外文献。

上述资料在查新工作中具有重要参考价值，是查新工作的主要依据，务请委托人如实提供，查新人员将负责上述资料的保密工作。

3．委托者不得将两个或两个以上不同内容的课题作为一个项目申请。查新合同的内容一经确定后，不能随意更改，确实因需要而更改项目的查新点的，则应及时与查新中心联系，委托时间也应从修改之日起计算。

4． 查新委托人或联系人所提交的资料应当真实可靠，不得弄虚作假，不得侵犯他人的知识产权。如查新委托人提供的资料和有关证明有虚假内容，所产生的一切后果由委托人承担法律责任。

5． 在查新过程中，查新员就查新项目提出不明事宜时，查新委托人或联系人有责任给予积极的解答与及时的沟通，查新中心则有保密责任。委托人需协助查新人员对查新项目的相关文献进行筛选、翻译、对比，以确保查新结论的客观、准确。

第八条 查新时限及相关要求

1． 本查新中心正常提供查新报告的时限为：确定查新点后，国内查新5-10个工作日，国内外查新10-15个工作日。如用户要求缩短查新时间，可按加急处理，但国内查新不得小于3个工作日，国内外查新不得少于5个工作日。

2． 查新委托人不得干涉查新活动，不得向查新员施加任何有倾向性影响。

3． 查新委托人如对检索结果和查新报告有意见，可在接到查新报告一周内将有关意见反馈给查新人员，由查新中心组织专家复核。

4． 查新报告一般提供两份正本，用户要求多份时，应事先说明，费用另计。

5． 查新课题完成，查新委托人应向本查新中心的授权机构支付查新费用。查新项目已接受委托，且已完成检索工作时，若委托人提出取消查新，则需支付一半查新费作为检索费用；若此时查新报告已完成，委托人则需支付全部费用。

 

第五章 查新工作行为规范与岗位职责

第九条 科技查新工作行为规范

1． 以科学、客观、公正、准确为宗旨，开展科技查新工作。

2． 对用户态度和蔼，热情周到，文明礼貌。

3．维护查新项目所有者的知识产权，不得非法占有、使用，或者向他人披露、转让查新项目所有者的科技成果，不得向任何人泄露查新项目的科学技术秘密和查新结论。

4．按照查新委托人提交的合同处理查新事务，对本中心不能解决的事项，请教相关查新咨询专家协助完成。

5．严格执行科技查新收费标准。

6．耐心解答用户提出的问题，力求做到有问必答，回答明确；对初次查新用户，应主动介绍查新注意事项及查新表格填写方法；对查新中出现的问题，应及时与用户磋商，交换意见。

7．按约定时间准时完成委托项目的查新报告，在查新繁忙时期，在难以按常规时限提交查新报告的情况下，应提前主动向用户说明情况，共同商定报告的完成时间。

8．查新员在取得查新结论的过程中不能依赖和使用没有充分依据支持的关于某些特征的结论和判断；也不能依赖和使用未经充分依据支持的、认为这些特征综合在一起可能会使查新结论最好化或者最差化的判断。

第十条 查新单位义务

1. 查新工作站有为委托查新单位或个人保守技术秘密的义务。

2. 委托查新单位或个人对所出具的查新检索结论持有异议而理由正当者，查新工作站有复查义务。

3. 查新工作站有认真负责，保证查新质量，如实提供证明材料的义务。

第十一条 科技查新员、审核员职责

1．查新员、审核员应当遵守国家、地方的法律法规，遵守《科技查新机构管理办法》、《科技查新规范》和所在机构的内部规章制度，接受所在查新机构的领导，并对其负责。

2．查新员负责查新的全部过程，代表查新中心处理查新委托等事宜；必要时与审核员协商后代表查新中心选择合适的查新咨询专家。

3．与审核员协商后，查新员撰写查新报告。

4．审核员负责审核查新员所进行的查新程序是否规范；查新员确定的检索工具书、数据库选择是否合适；选择的检索词及分类栏目是否恰当；检出的文献是否为同类研究文献；可比文献是否恰当；查新员收集到的相关文献是否齐全；对提出的文献判读是否正确；查新结论是否客观和准确；查新报告是否规范，并向查新员提出审查意见。

第十二条 查新员资格要求

1. 熟悉《科技查新机构管理办法》和《科技查新规范》；

2. 接受过国家有关查新业务的培训并通过考试获得相关专业资格；

3. 具有一定的外语和计算机水平；

4. 具有良好的职业道德；

5. 本科（含）以上学历，具有中级（含）以上专业技术职称。

 

第六章 人员培训

第十三条 凡教育部、科技部组织的查新培训班，本查新代理机构将尽可能多派查新人员参加，争取使所有查新人员参加培训，并获得资格证书。同时，对于有条件的尽量参加查新审核员培训。另外，考虑到多学科、查新集中性问题，多派各学科人员参加科技查新培训班，以培训更多的非专职查新人员，形成一支专业全面、专职兼职相结合的科技查新队伍。

第十四条 查新单位每年可派出部分查新人员参加国内举办的查新工作研讨会，组织学习有关查新的法律法规，学习兄弟查新单位的先进经验，交流查新体会。鼓励查新人员撰写查新或与查新相关的学术论文。

 

第七章 质量保证与监督

第十五条 查新质量评价指标体系

《科技查新规范》对查新工作质量提出了明确的要求。查新工作质量依据下述“查新质量评价指标体系”进行评价。该指标体系根据查新程序和工作内容建立，用于查新人员自我评价查新质量和主管部门监督检查。

                                             

在查新质量评价指标体系中，查新质量主要包括文献检索质量和查新报告质量两方面。

第十六条 文献检索质量

文献检索质量是整个查新质量的基础，检索质量的好坏直接影响到查新报告结论的准确性，即直接影响到查新报告的质量。检索质量可以从检索的全面性和准确性两个方面进行评价。

(一)检索全面性

“查全”与“查准”是用于判定情报检索系统检索性能的两个标准。查新检索是对项目内容新颖性的检索，具有较高的查全要求，需要相当数量的文献，在查全的基础上追求查准率。检索的全面性主要受查新点分析、检索标识、检索范围、检索年限、检索途径、检索策略、检索结果的检验与调整等因素的影响。

1．查新点分析

查新点分析是指查新人员在对查新项目内容全面了解的基础上，根据查新委托人对查新项目的科学技术要点等新颖性的查询要求和管理部门的查新规定，将需要查新的内容（一般为多主题）用一条条查新要点（单主题）清楚地表示出来，即分解开来，以便于找准查新点，选择相关文献，并进行比较，最终得出针对性强的公正、客观结论。该指标反映了查新人员对查新项目的实质内容的掌握程度，是检索的前提，是对比分析与论述的依据，是查新质量一个较为重要的影响因素。要求全面准确地理解查新内容，找准查新点。

2．检索标识

如果说“查新点分析”是概念分析整理的过程，那么检索标识的确定便是概念的转换。检索标识是指通过对查新项目的主题分析将自然语言转换成规范化语言，即确定检索入口的问题，包括分类号标识和主题词标识，这是影响检索质量全面准确的一个很重要的因素。要求检索标识的标引全面准确，逻辑组配合理。

3．检索范围

检索范围是指根据查新项目所属专业涉及面选定的检索工具和期刊、资料。检索范围应当符合具体要求，做到大小合适。

4．检索年限

检索年限是指根据查新项目所属专业特点选定的检索时限。有些基础学科的项目要求检索的时限较长，而一些新兴学科的项目则要求检索时限较短。查新人员应遵照《科技查新规范》的规定检索年限来确定检索年限。

5．检索方法

检索方法是指查找文献信息的具体方法，分为手工检索和计算机检索两种方法。《科技查新规范》规定：应当以机检为主，手检为辅。这是因为，机检能够满足检索范围广、速度快等要求，是提高查新效率的保证，而手检则是对机检的必要补充，手检主要现刊和机检数据库所未收录的出版物，可弥补某些数据库时差和收录范围的不足。机检与手检配合才能得到满意的检索结果。

6．检索途径

检索途径主要是指手工文献检索采用的途径，其中常用主题与分类途径，其他诸如关键词、著者途径等，需根据检索工具书的特点采用配合使用的方法。主题途径检索具有专指性，而分类途径检索则具有系统性，两者交替配合使用可使检索更加全面。

（二）检索准确性

检索准确性是指针对查新项目的检索结果与实际情况的“偏差”的属性。为了提高检索准确率，需要针对查新检索所得的文献进行逐一相关性判断，并根据查新项目的查新点与文献的符合程度对相关文献进行分析。要求查准率要高，分析准确、客观。

第十七条 查新报告质量

查新报告是查新机构用书面形式就查新事务及其结论向查新委托人所做的正式陈述，是查新检索结果的反映，是针对查新点将文献检索结果与查新项目进行对比分析，并由此得出查新项目的新颖性情况的报告，其质量情况主要由对比分析质量、结论质量和表述质量反映。

(一)对比分析质量

有比较才有鉴别，比较是分析、综合、下结论的基础，对比分析的充分与否，直接影响着结论的客观与公正。

1．对比分析针对性、可比性

查新的最终结果是要回答查新项目是否具有新颖性，但不是针对项目的全部内容，而是针对其中的新颖性部分，即项目的核心内容，技术要点。对比分析是指针对查新点进行纵向或横向的定性、定量分析，必要时对核心内容进行列表对比，使人阅读后一目了然；可比性则是指对比资料的同质性，比如某项成人血液检测指标不能与儿童的同一指标对比。要求对比分析既要有针对性，又要有可比性。

2．对比分析准确性

对比分析的准确性是指对比分析所用资料来源引用准确，引用资料的数据准确。

3．对比分析引用文献相关性

对比分析引用文献相关性是指对比分析相关文献中相关度高的文献引用情况。要求对检出文献进行逐一的相关性对比判断，并根据查新项目新颖点与检出相关文献间符合程度进行分级排列，分门别类列出。对于相关度高的文献，不能漏引。

（二）结论质量

查新结论质量可以从以下几个方面来考察。

1．结论的客观性、公正性、准确性

客观性、公正性、准确性是结论质量中最重要的三个指标。查新结论应当客观、公正、准确、清晰地反映查新项目的真实情况，不得误导。所谓客观是指，报告结论是按照文献关于事物的本来面目给出的，没有查新人员个人的偏见；公正是指，报告结论应当不含有任何个人的偏私；准确是指，报告结论完全符合实际。

《科技查新规范》第9部分规定：查新报告中的任何分析、科学技术特点描述、每一个结论，都应以客观事实和文献为依据，完全符合实际，不包含任何个人偏见。

2．报告结论的决策参考性

查新工作不仅服务于科研人员、评审专家，也服务于科研管理部门，其服务对象对查新结论决策参考性的反馈意见，在一定程度上反映了查新质量。

3．报告结论的逻辑性

结论逻辑性是指结论是否恰当，论据是否充分，报告是否具有条理性。结论的情报学评价源于检出文献，经过分析、对比、综合、概括等逻辑思维过程得出，符合逻辑思维规律，才能具有说服力，令人信服。

（三）表述质量

1. 报告文字的简洁性、正确性

语言简洁性是指报告的文字表述情况。查新结论的措词必须严谨、确切，文风朴实，言简意赅。

《科技查新规范》第9部分规定：查新报告应当采用描述性写法，使用规范化术语，文字、符号、计量单位应当符合国家现行标准和规范要求；不得使用含意不清、模棱两可的词句；应当包含足够的信息，使得查新报告的使用者能够正确理解。

2. 报告格式规范化

报告格式规范化是指，按照统一的格式要求填写查新报告的每一款目。形式服务于内容，没有规范的格式要求就不可能有高质量的查新报告，因此，这是一个重要的表述质量指标。

《科技查新规范》第9部分规定：查新报告应当采用科学技术部规定的格式。

 

第八章 保密与回避

第十八条 查新代理机构和查新人员有为委托人的技术内容和资料保守秘密的责任，应妥善保管委托者提交的有关资料，不得泄露任何情节。

    1． 凡申请需要保密的查新课题，委托查新单位或个人要在《查新合同》上写明密级，特殊要求保密的可根据国家有关保密规定，与委托查新单位签订保密合同，所用查新人员应严格履行保密合同。

    2． 保密合同的订立、变更或解除，均采用书面形式，其条款由当事人双方共同约定。

    3． 密级查新项目应由一名查新人员专职查新，并保管好委托查新单位或个人提供的技术材料。技术材料在查新完成后，必须随《查新报告》即时如数退还。

    4． 对保密级查新项目的有关材料，本单位按照国家有关保密法规进行管理。

5． 在实施查新保密过程中，如当事人或其他人发现有关秘密已经泄漏或可能泄漏时，应当立即采取补救措施。

 

第九章 档案管理

第十九条 查新档案管理工作按下述规定执行：

1. 查新档案属机密性档案，由指定专人保管。同时应有专用档案柜存放查新档案资料，加锁，不得开放使用。

2. 每一个查新项目的相关材料由该项目的查新受理人负责收集、整理、归档。查新完成之后，所有关于该项目的材料应当及时移交档案保管人员，查新档案管理人员定期对查新咨询报告书进行整理、归档保存。

3. 查新档案一律不外借。查新档案可在查新站内部公开，以利互相学习，取长补短，并互相监督；部门以外人员如有特殊需要查阅存档资料，须经查新中心负责人批准，办理查阅手续，查阅后，应及时归还。查阅人员必须在指定地点查阅，不准在档案材料上圈点或写字。

4. 课题组成员查阅时必须有查新档案管理人员在场，不得查看与本课题无关的内容。

5. 档案管理人员和其他有关人员必须本着高度负责的精神，严格遵守本档案保管制度，如出现档案遗失、泄密、损毁必将追究当事人的责任并严肃处理。

 

第十章 用户反馈

第二十条 建立查新用户反馈制度是为了广泛征求用户意见，不断提高查新工作的质量和水平。制度具体内容如下：

1. 制定查新用户意见反馈表，并不断完善其中反馈项目的设定。

2. 在接到用户填写后的反馈表后，应及时将反馈意见和建议登记、存档，并对有关信息给予及时解答。

3. 查新工作人员应随时向查新用户做好宣传工作，努力争取用户的使用，不断提高反馈率。

4. 广泛收集反馈意见，随时认真总结，及时改进工作。

5. 每年对查新用户反馈意见进行一次全面总结。

 

第十一章 收入分配与岗位考核

第二十一条  收入分配办法

根据学校文件精神，科技查新中心收入由校财务处统一管理，查新收入20%作为学校管理费用，80%归图书馆支配。

第二十二条  岗位考核办法

1. 对于完成查新任务多、质量优良的查新人员，除按收入分配办法发放劳务提成外，还在年终评优、及单位其他聘任考评等方面给予倾斜。同时根据创收情况给予适当奖励。

2.  对于存在严重漏检、误检现象的查新报告，查新员与审核员共同承担责任，处以罚款200元/项（查新员）和100元/项（审核员）；出现三次查新报告质量低劣的，当年年终评定为不称职；情节严重的，取消查新资格并调离查新岗位。存在严重泄密行为者，交司法机关处理。

3. 对违背职业道德、有故意弄虚作假行为的查新人员，取消其查新资格。对业务素质低，不能出具合格查新报告的查新人员，暂停其查新资格。对不能遵守查新工作独立性原则，依用户要求做出查新结论的查新人员，将予以警告，警告三次以上，取消查新资格。