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关于档案馆毕业生离校工作安排的通知

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2018年06月08日 14:00 来源:

校内各学院(单位):

   根据学校2018年毕业生派遣工作安排,现将2018年毕业生档案转递工作安排如下:

一、核查毕业生原档,核实学校就业信息网毕业生档案寄送信息

1.2018年5月,各学院(单位)根据档案馆提供的毕业生名单和学生缺档情况名单,协助档案馆核查毕业生原档,通知缺档或缺材料的学生尽快补充学生缺档和材料,6月15日前完成。

2.提供毕业班学生名单以便档案馆对正常毕业和提前、延期毕业以及转专业、降级、退(休)学、入伍、提前攻硕、博等各类学籍变动的学生档案进行分类调整。

3.各学院(单位)务必要求毕业生在学校就业网上,认真填写毕业生档案寄送信息,并核实寄送信息内容,确保寄送信息准确无误。

(1)2018届毕业生档案通过邮政EMS转递。毕业生须按邮政EMS要求准确填写:档案收件地址(务必详细填写省市区县,以及街道名称、门牌号码等信息)、收件单位(务必准确填写有档案管理权限的单位全称)、收件人、收件人电话(手机)号码、邮政编码等信息,确保档案准确投递,档案接收单位名称及填写说明以招生就业处的要求为准。

(2)毕业生填写相关信息后,各学院(单位)务必认真审查,避免因寄送信息不清,档案投递到无档案管理权限的单位和档案投递不到而被退回,给学校和学生造成不必要的损失。

二、整理毕业生归档材料,复核毕业生档案材料

1.各学院整理毕业生毕业时的进档材料,如毕业生登记表、体检表、学习成绩表、党团材料、报到证、学年鉴定表、学历学位授予证明、婚育证明装入毕业生档案袋内。

2.各学院(单位)负责将毕业生归档材料复核,按人头整理好,装入对应的毕业生档案袋,确保档案材料不遗漏、不错装。

3. 各学院(单位)向档案馆提交因专业涉密和到涉密单位就业,需要通过机要通信渠道转递档案的毕业生名单(纸质和EXCEL电子文档各一份)。

 三、毕业生档案材料合档与转递

1合档时间:2018年7月9日—7月20日,各学院具体时间另行通知。

2. 合档地点:档案馆6楼学生档案集中整理室。

3.各学院(单位)根据毕业生档案材料合档时间安排(见附件一),协助档案馆工作人员将毕业生归档材料与毕业生入学前档案合档,严格对号入袋,不得误装、错装。各学院(单位)务必对内装材料进行初查,再由档案馆工作人员复查后密封、签章。

4.档案馆负责分类清理国防生、西部计划志愿者、公派出国学生、考免本校研究生、本校选留、职工在职学习等不外寄毕业生档案,并按规定单独办理相关转递移交事宜。

5.外寄的档案,经档案馆工作人员逐份清点核对寄送信息后,由档案馆工作人员,按《档案交寄单》办理转递手续。

6. 2018年7月21日—7月27日,档案馆与邮政公司办理毕业生档案转递。

四、改派改寄档案

毕业生因改派需更改寄档信息,务必在本学院(单位)合档时间前办理完毕。档案寄出后办理改寄的,须待档案退回档案馆后方能办理。毕业生档案改寄流程(见附件二)

五、毕业生档案查询

毕业生参加工作后,干部身份的确定、个人转正定级、工龄计算、社保受保、退休金和养老金的计算,职称评定和工作调动等都要通过档案审核考研、考公务员、出国、升学、结婚、生育等必须开具相关档案证明。毕业生务必重视自己的档案,不能本人自带档案,不能自行保管档案,更不能弃档,以免给今后的工作、生活带来不必要的麻烦。

毕业生须在3个月内到档案接收单位核查自己的档案,按档案管理单位要求办理报到手续。如档案未到,可通过档案馆官网222.240.152.232或微信平台查询EMS单号,在邮政EMS网络平台或客服电话查询档案签收情况。档案自交寄之日起一年内,受理查询,逾期不再受理查询。

六、国际档案日宣传活动

1、各学院在6.9-6.15日国家档案日期间,组织学生学习国际档案日的宣传材料,进行调查问卷(每班一份),调查问卷在15日前交至档案馆6607.

2、6月11日-13日,档案馆在西苑食堂前坪开展国际档案日现场咨询活动,请各学院通知学生有疑问的可以前去咨询。

七、 档案馆工作人员及联系电话

工作人员:尹瑛  梁凤娟  龙芙蓉

联系电话: 82309036

附表一:毕业生档案材料合档时间安排表

时间

学院

时间

学院

时间

学院

7.9上午

交通运输学院

7.12上午

经管学院

7.17上午

材料学院

7.9下午

土木学院

7.12下午

经管学院

7.17下午

建筑学院

7.10上午

汽机学院

7.13上午

计通学院

7.18上午

马克思学院

7.10下午

水利学院

7.13下午

化学学院

7.18下午

文法学院

7.11上午

电气学院

7.16上午

数统学院

7.19上午

外语学院

7.11下午

能动学院

7.16下午

物电学院

7.19下午

设计艺术学院

附表二:毕业生档案改寄流程

招就处同意改派单位寄回档案学院报送新的邮寄地址档案馆重新改装寄发

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