【唱响继教好声音】以生为本 实干为要 打通管理育人“最后一公里”

——学籍与学位管理部剪影

用责任擦亮“窗口”,使管理更有力度

学籍与学位管理部是直接服务于学生和站点的“窗口”部门,也是一体化育人体系中的重要一环。几年来,学籍与学位管理部的7名同志,在管理育人中发挥着重要的作用。

或许在个别人的印象中,他们的工作不是那么眩目,但他们每年承担的工作量是巨大的。据了解,每毕业一个学生,需要经过28个工作程序,盖16个印章。每授予一个学位证书需要18个工作程序,盖6个印章,每年毕业生总数近2万人,授予学位近千人。这些数字的背后,是他们每天忙忙碌碌的身影,是他们挥洒的工作激情,是他们流下的辛勤的汗水!

分管院领导向英副院长多次为学籍与学位管理部7名同志的工作点赞。她甚至自掏腰包买来西瓜,送给冒着酷暑加班的同志们解渴。

他们的工作枯燥繁琐,既需要细致和耐心,更需要熟练掌握国家政策,保留决策证据。他们每项工作都必须做到零差错。“因为错一个对我们而言,差错率可能是万分之几,但对学生而言就是百分之百。”部门主任苏汉元说。

用真情做好每一项工作,使管理更有温度

“管理无小事,件件皆育人”。这是学籍与学位管理部7名同志始终秉持的一个理念。

今年就要退休的田植老师负责学位工作。她一人从头管到尾,工作环节繁琐细致。一年两次学位申报审批、学位外语考试,阅卷,资格审查需要逐一校对,要聘请教师,发放酬金,要对接协调省、市两级考试院和学校教务处的相关工作人员,要安装调试报名报考仪器设备……现场报名时,中午加班是家常便饭。但她从未抱怨过,脸上总是挂着一丝浅浅的笑容。

受疫情影响,今年上半年,学位外语报考工作三次推迟,三次更改网上报名通知。上半年学位申报审核,需要提交实物资料,她多次到门口接学生。宋秀丽和甘吉玉两位老师更是轮流在校大门口值班一周,把学生接进来。

上半年学位外语考试报名1938人,符合申报条件的学生449全部及时提交资料,没有落下一个人,最后审批通过率100%,学位委员会审查时全票一致通过。

负责毕业证书和档案发放管理的张蕙老师,尽管明年就要退休了,但她始终把一名共产党员的责任扛在肩上。因为发证是最后一道关卡,要做的事很多,首先要逐个进行费用清算,和财务沟通,能发不能发的要逐一清点。自考学生毕业证,从考试院盖完章过来不是按站点排列的,需要重新清点验收,按站点分拣,重新编制发放花名册,她和部门同事们全部一起流水作业,都要耗时费力一星期以上。她还要核实领取人身份,记录身份证号,要签字留底,最后报祝艳芳老师上网。她还要负责补办毕业证明书和档案以及其他学籍学历证明等额外工作。由于成教毕业证书贴照片、毕业生档案制作和密封工作时间紧,她也要经常一起加班协助。


负责档案管理的甘吉玉老师,打印档案袋封面信息时,只能用针式打印机,手动一个一个地进行,守着打,袋子厚薄不一样,纸张质量不一样,摩擦力不一样,容易歪,严重的时候会卡纸,打坏了要重来,打印毕业证书也一样。

用细心抓好每一个环节,使管理更加规范

随着国家对学籍档案的管理越来越规范,要求也越来越高。各种数据的准确性和安全性是做好学籍管理工作的基础,强化数据安全意识是开展学籍工作的首要条件,为此,学籍学位管理部制定了“录入数据有依据,修改数据有授权,违规修改可追查”的数据管理流程和责任安全体系。

祝艳芳老师负责学信网信息管理和学籍异动,她是一名党员,还长期兼任支委工作。她把发挥共产党员的先锋模范作用与本职工作很好地结合起来。她每年要负责新生网上注册、毕业生数据预审、打印毕业证书、毕业生学历网上注册等主要工作,还要办理成教学生转专业、退学、休学、保留学籍、取消学籍、自动放弃学籍、前置学历审查以及历史遗留的学籍信息勘误等工作。

这些工作流程复杂,工作繁琐,每修改一个信息需要向部门或分管领导,发送需要验证码验证才能完成,快则当天完成,慢则需要几星期几个月,结果出来后又要逐个与学生不厌其烦地电话沟通,耐心做好学生思想工作,指导他们去校档案馆查找历史资料。

她不仅要教会学生写信息勘误申请,提交各种证据支撑材料(有的多达11种)。为避免出差错,她专门备了个本子,随时记录这些信息及反馈情况。

负责学籍异动办理和人数统计的宋秀丽老师,也有个这样的小本子。她每年要办理自考、成教新生注册,编班编学号,最后编制新生花名册存档,期间要多次与站点反复沟通,还要统计上报各种数据,协助财务完成学费清算负责学籍异动和人数统计工作。

张喜玲老师负责学生成绩管理。学生成绩单是学生档案最重要的材料之一,也是必须永久保存的档案材料,不允许有半点差错。成绩导入看似简单,但还要及时校对,做到零差错,具体操作时还要协助业务部门催促站点及时提交成绩,还要防止站点报虚假成绩,所有成绩报齐后,还要按站点按专业编制并打印成绩册存档。今年学校档案馆提出了新要求,成绩册要编制电子目录,又增加了很大工作量,但张喜玲老师任劳任怨地完成了任务,她提交的成绩档案材料被校档案馆作为教学院系的模板推广。

近年来,学籍与学位管理部围绕“规范、高效”两个关键词做文章,以“制度完善、流程合理、程序正确、理由充分、依据明确、定性准确,结果适当”为目标,在院党政正确领导和部门同志们的共同努力下,学籍管理工作水平得到提升,真正做到了公平公正公开。

学籍与学位管理部的7名同志,用实干践行着继教人的初心和使命。





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