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拓展档案服务维度,感受档案服务温度

——档案馆“学党史办实事,全力做好档案服务”纪实

 档案馆把党史学习教育与推动提升档案服务能力结合起来,多措并举,积极组织开展“我为群众办实事”实践活动,让师生多知晓,多满意,少跑路,少等候,档案服务开新局。

一、打通管理节点,让师生“多知晓”

近年来,档案馆建章立制,出台了《长沙理工大学档案管理办法》《长沙理工大学干部人事档案管理办法》《长沙理工大学学生档案管理办法》,进一步规范了档案基础业务工作。在此基础上,档案馆盘点服务重点及服务难点,进行认真分析研究,多种渠道宣传档案政策,普及档案法规,严肃档案工作纪律,开展档案咨询,帮助师生丰富档案知识,提升档案意识。如:组织6.9国际档案日宣传活动,在金盆岭校区和云塘校区校园显示屏进行档案宣传,在金盆岭校区西苑食堂设置宣传摊点,宣传《档案法》和档案知识,发放宣传资料,现场解答档案困惑。参与活动的师生纷纷表示:“档案馆开展的远程服务和预约服务,真方便!”“老师辛苦了,我学到了很多知识,这个假期回去就补办高中档案材料……”

二、加强业务培训,让师生“多满意”

据粗略统计,一年内学校各部门兼职档案员更换比例超过40%,新到位的兼职档案员业务不熟悉,对此,档案馆加大业务培训力度,努力打造党性强、爱学习、业务精的理工档案工作队伍。组织编印《档案管理工作探索》《档案知识应知应会》《综合档案服务简介》《学生档案管理须知》(供学生、供辅导员版)《档案管理工作实务》《综合档案收集指南》《学生档案知识手册》等业务培训书本和档案宣传资料;修订完善长沙理工大学各部门材料归档范围和保管期限表,明确各大类以及各学院、各部门文件材料归档范围;采取集中培训、个别辅导、预约上门指导及在线服务等方式,全方位为学院、为机关开展档案业务培训,同时,在业务指导过程中,虚心接受师生建议和意见,改进工作方式,真心解决档案收集难题,广大兼职档案员感到培训服务贴心、到位。如:组织全校60个部门共126名兼职员参加的综合档案工作业务培训;开展学生档案收集整理招就专干及辅导员专题培训;赴电气等10个学院审核博士新生档案并进行业务指导;手把手指导湖南外国语职业学院同行;在做好集中培训的同时,为研究生院、外语学院、组织部、人事处、学工部、宣传部、财务处、防控办等部门提供预约上门指导,进行一对一、面对面的个性化业务指导;为方便兼职档案员咨询业务问题,建立QQ工作群,通过远程操作、电话咨询、微信咨询、邮箱回复等,提供线上工作指导189次。为了提高档案利用效果,档案馆克服经费紧张困难,为查阅档案的师生及校友免除一切查档利用收费。本学期,综合档案室查阅档案11045卷,为1272 人提供了“全免费”档案利用服务,提升了档案服务社会满意度,广大校友及师生对此很满意。

三、推行远程服务,让师生“少跑路”

依托档案管理平台,开展数据核查及数据补录,提升档案资源数据质量,竭力推动学校档案信息化建设。如:聘请15名学生助理,全面核查比对2011-2018年教学纸质档案,修改数据3035条,批量修改错别字43个;整理2003-2018年的非教学类档案电子目录数据,丰富了案资源,提高了档案查准率和查全率。

优化服务流程,创新服务手段,推出远程服务,努力“让信息多跑路、校友少跑路”,广大校友足不出户就能办理档案利用业务,获得广大校友的一致好评。如:6月中旬,经反复联系,多次对接,10天之内,加班加点完成了陕西中交二公局三公司197名校友的档案查补工作,得到利用单位及校友来函表扬。

急群众所急,克服自身困难,努力把方便留给用户。档案利用工作细致而又繁琐,校友临近下班到馆查档是常有的事,职工常常自觉延长工作时间,坚持认真周到做好服务,避免校友查档来回奔波。如为方便基建处某老师查阅档案,从上午11:40一直忙到下午6点多才下班。因档案库房分散,校园用户查档要跑多个地方,为方便工作,档案馆提供送材料上门服务,为物电学院、工会、交通学院、土木学院、计财处、继教学院等单位或个人送档案材料。

因用户需要,综合档案室利用双休日加班配合土木学院、纪监处以及个人查档;人事档案室24小时手机在线,确保档案特殊利用及时便利。

为方便计财处频繁查档,综合档案管理克服人手少,管理难困难,维修云塘一办9楼库房,存放学校2015年以来的财务档案,并提供预约查档服务;4月份至今,专人对接,为长沙理工大学学报35周年庆典提供专题查档服务;5月以来,主动配合校友名录数据库建设,组织全面核查校友学籍档案信息等,竭力为学校发展提供档案服务。

四、树立良好形象,让师生“少等候”

随着社会各界对档案的重视,档案利用越来越频繁,档案线上服务如火如荼,现场查档也越来越多。为此,档案馆工作人员不断提升业务素质、端正服务态度、改变工作作风,一切从用户出发,做到解决困难真心、个性服务贴心、改进服务虚心。

档案管理工作业务性和服务性都很强,档案利用这一块尤显服务的功能性。平时工作中,只要有人来馆查档案,职工都会放下手中正在忙碌的工作,依法依规及时解决,直至来人满意而归。

有一次,一位学生到综合档案室查询他的有关学籍材料,正碰上学校督察组检查工作,督察组的一名工作人员悄悄地与该学生互加微信,要该学生把档案馆查档服务情况告诉他。该学生给督察组工作人员的反馈信息是:档案馆热心细致、耐心周到、服务效果很好。

 “为群众办实事”,不仅需要有办实事的热情,更需要有办实事的能力。档案馆将进一步深化党史学习教育,牢记“档案工作姓党”,强化政治引领,以“功成不必在我”的精神境界和“功成必定有我”的历史担当,将“我为群众办实事”贯穿始终,紧盯群众“急难愁盼”问题,真正做到学党史、悟思想、办实事、开新局。

 

 

 

 

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