《高等学校档案管理办法》规定：“高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。”为进一步加强和规范档案馆印章的管理，确保印章的安全使用，特制定《档案馆印章管理办法》。

1、本办法所指印章为“长沙理工大学档案馆、长沙理工大学档案证明专用章、档案馆业务章、长沙理工大学教工人事档案室、长沙理工大学学生档案室”等印章。

2、本办法适用于以档案馆名义上报或下发的公文、通知、出具的介绍信、统计报表以及档案材料的查询、学习成绩单英文翻译、个人档案查证、归档证明等。

3、印章的管理

3.1 “长沙理工大学档案馆”印章由综合档案室负责人妥善保管。

3.2 “长沙理工大学档案证明专用章”印章由综合档案室相关业务人员负责妥善保管。

3.3 “长沙理工大学教工人事档案室”印章由教工人事档案室负责人妥善保管。

3.4 “长沙理工大学学生档案室”印章由学生档案室负责人妥善保管。

3.5 印章专管人员因事、病、休假等原因不在岗位时，经馆领导同意，可将印章移交他人临时管理。专管人员要向临时管理人员交接工作，交代用印注意事项。

4、印章的使用

4.1 档案馆实行用印登记制度。印章专管人员必须亲自用印，按照各级负责人的审批意见，仔细审查用印文件的内容、格式，确认无误后方可用印。

以长沙理工大学档案馆名义发出的公文、通知，凭馆领导签发批准的原稿用印；

上级来文需填报的各类报表，凭来文中限定填报的份数用印；

各业务科室用印（包含学籍查询、学籍翻译、个人档案查证、归档证明等），业务经办人审核后，按规定办理用印手续；

如有特殊情况用印，须经馆领导批准。

4.2  印章加盖位置应准确、恰当，印迹端正清晰，印章的名称与用印件的落款要一致（代用印章除外），不漏盖、不多盖。

4.3  不得在空白介绍信、空白便函、空白证件上用印。

5、未按批准权限用印或用印件内容有误的，印章专管人员不予用印；经办人拒绝专管人员审核用印内容的，专管人员应拒绝用印，并报告馆领导处理。

6、印章专管人员要坚持原则，遵守保密规定，严格照章用印，严禁擅自用印。违反用印者，根据情节轻重给予当事人批评教育直至行政处分，造成重大损失的，要追究其经济责任和法律责任。

7、本办法的解释权在长沙理工大学档案馆馆务会。

8、本办法自印发之日起施行。