为了提高档案管理水平，逐步实现档案管理的制度化、规范化、标准化，便于档案材料的长期保存，更好地为学校的教学、科研和管理工作服务，现提出以下事项，提请各级党政领导注意。

一、请党政各级领导同志，关心支持文书处理及档案工作，模范遵守文书处理的工作制度；

二、在签发和书写文稿时，须用碳素墨水、墨汁书写，不得使用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水和复写纸书写；

三、在纸质文件上作批示时，批示请写在“文件处理单”的批示栏内或文件的右侧，不要写在左侧装订线内，如“文件处理单”不够批写，则另附纸张；

四、外出开会带回来的正式文件资料、声像材料，请交给办公室秘书办理收文登记手续，重要材料必须归档；

五、批示、签发文件时的签名，请签全名，不能只写姓；时间请具体写明年、月、日，不能单写月、日而无年；

六、行文要用统一的拟稿纸，拟稿人姓名必须填写，经审阅签发、登记编号后方可打印、盖章、发出；

七、全校大会，党政各部、处、室、院、总支召开的会议，请安排专人记录；

八、属于传阅的文件，由专人组织传阅，文件传到后请及时阅处，阅后退还专人，请勿在领导同志之间直接传阅，以免丢失；

九、报上级的请示，上级用口头或电话答复的问题，请做好电话记录或在请示文件上加以注明；

十、请各部门领导督促兼职档案人员，根据归档范围，预立卷目录，将本部门的文件材料收集齐全，做好文件材料的平时归类立卷，于每年六月底前将上年度档案向档案馆移交。

十一、调动工作时，应将承办、传阅和借阅的档案、文件资料等加以清理并办理移交归还手续。

十二、请各部门领导督促本部门档案利用人员，根据档案管理制度，办理相关查借阅手续（审批表上需有领导签字并加盖单位公章）。

长沙理工大学档案馆

2019年10月22日