继教院〔2014〕10号

关于印发《继续教育学院业务接待工作管理办法》的通知

院属各部门：

《继续教育学院业务接待工作管理办法》已经学院研究同意，现予印发，请遵照执行。

长沙理工大学继续教育学院

2014年11月25日  

继续教育学院业务接待工作管理办法

为进一步规范学院业务接待工作，厉行勤俭节约，反对铺张浪费，加强党风廉政建设，推进学院业务接待工作规范化、制度化、节约化，特制定本办法。

一、接待原则

1．围绕中心，加强联络。接待工作要主动围绕学院中心任务开展，加强联络，交流信息，争取上级主管部门和兄弟院校以及合作单位对学院的支持，为学院的建设与发展营造良好的外部环境。

2．对等对口，分工协作。接待工作坚持对等对口接待，学院层面接待由院党政办公室负责；业务性较强和部门之间的接待由对口部门负责。根据来宾的身份、来院的要求和任务，统一标准，对等接待，分工协同，共同做好接待工作。

3．务实节俭，热情周到。接待工作既要严格执行学院有关规定，严格控制接待费用支出，杜绝铺张浪费行为，又要遵循通行礼仪标准，尊重民族风俗习惯，精心组织，细心服务，不断提高接待水平，认真完成接待任务。

4．坚持“谁接待，谁负责”的原则。由院领导负责接待的，其费用从院领导本人特批经费中支出；各部门的接待由各部门自行负责接待，驻外站点的接待由业务部门负责，其费用列入各部门成本。

二、接待任务分工

1．以下情况由院党政办公室统一安排，有关部门配合接待：

（1）上级单位或教育主管部门领导来院进行综合性工作检查、巡视等；

（2）兄弟院校领导带队来院进行综合性工作访问交流等；

（3）学院组织的重要会议和重要活动；

（4）学院领导交办的其他接待任务；

2．以下情况由院内对口部门负责接待：

（1）国（境）外学校代表团和特邀外宾来院访问；

（2）上级业务主管部门来院进行专项工作检查、评估、验收等；

（3）兄弟院校领导、相关部门来院进行专项工作交流、考察等；

（4）与学院有实质性合作的驻外站点和个人来院洽谈有关事宜；

（5）院内各部门以学院名义主办或承办的会议或活动；

（6）院内各部门承办的其他接待任务；

3．来院人员的接待如涉及我院两个以上部门的，为主接待部门牵头负责接待工作，其他协办部门配合做好接待工作。

三、接待工作规范

（一）接待工作程序

1．党政办公室或对口部门，接到来访的来函后，及时了解掌握来宾的基本情况：单位、人数、姓名、性别、职务、来院目的任务、联系人及联系办法、抵离时间、乘坐交通工具及车次或航班等情况。

2．部门负责人根据来宾情况，及时报告分管院领导，并按照对口接待要求，做好“接待工作方案”，统筹安排落实接待工作。“接待工作方案”主要内容如下：

（1）来宾一行人员的职务、来院及离院时间、从何地来院、来宾来院的主要目的和活动内容；

（2）迎送规格；

（3）来宾来院期间主要活动的时间、地点、形式及参加人员的名单；

（4）各项活动的主办及协办部门、联系人、联系方式等；

（5）活动期间的车辆安排情况。

接待方案确定后，分发给相关部门，提前做好准备工作。方案实施过程中，如有变化要及时通知有关部门和相关领导。

3．学院组织的党政重要会议和重大活动的接待，由院党政办公室根据院领导具体指示和要求做好接待计划。

4．学院各对口接待部门的来宾如有重要客人，根据对等原则，院内各部门邀请相关院领导参加接待活动，其他院领导一般不出面接待。

（二）接待涉及有关部门职责

1．接待承接部门（院党政办公室或对口部门），负责做好服务和协调工作，包括会务、住宿、用餐、用车等，并根据需要陪同客人参观，做到热情、周到、安全、整洁。

2．后勤部门负责做好我院参观点的后勤保障工作，包括水、电、气正常供应，校园环境的绿化美化、保证活动场所和来往车辆院内通行沿路的整洁卫生。

3．根据需要，突发、应急接待工作可临时协调布置，各有关部门予以配合。

（三）接待具体要求及标准

1．迎送：上级部门重要来宾一般要接送站。各部门根据来宾来院活动日程，帮助来宾安排返程事宜。

2．住宿：根据来宾身份、人数、性别，预订招待所或宾馆。住宿费用原则上由来宾自己支付。

3．用餐：来访期间需要安排工作用餐的，原则上安排内部用餐，如因内部无法接待或因特殊情况的，须报告分管院领导同意后，方可另行安排。工作日中餐原则上不得饮酒。安排就餐须严格执行有关规定，不得提高接待标准。

4．用车：严格执行有关规定，精简用车，简化迎送环节。需由学院接待的大型活动、考务、检查评估等重要客人应提前向学院党政办公室填写“派车单”，由分管院领导审批，由办公室统一协调安排车辆。

5．会见、会谈：来访期间召开座谈会或汇报会，根据对等原则，邀请相应的院领导和部门负责人参加会见、会谈。会场布置应简约，会议桌上摆放会议议程、资料、稿纸、笔等，不准摆放水果、糖果、香烟等。

6．参观考察：根据来宾要求和工作需要安排相应的参观考察，须由分管院领导批准。离开长沙市的参观考察要由院长批准。

7．外事接待参照以上标准按对等原则执行。

8．业务接待不得组织到营业性娱乐、健身场所活动，不得到私人会所、高消费餐饮场所，不得赠送贵重礼品。

9．接待任务结束后，要及时做好总结，报有关院领导审阅，并将接待工作方案、接待总结等接待材料存档备查。

四、接待工作人员规范

1．接待工作人员应根据学院领导及来宾要求，做到热情诚恳、周到细致、行为规范、廉洁高效，以高度的事业心和责任感完成接待任务。

2．接待工作人员应严格遵照各项规定，执行“接待工作方案”，实行请示报告制度，在个人权限范围以外不得擅自作出决定和承诺。

3．接待工作人员应加强学习和培训，掌握接待工作的规律、接待服务知识和礼仪规范，熟悉学院情况，了解地方风土人情，着装整洁，举止大方，保持良好的精神风貌，不断提高业务能力和接待水平。

4．对由于工作失职造成接待工作重大失误的接待工作人员，依据学院有关规定予以处理。

本办法自印发之日起施行，此前发布的有关规定与本办法不一致的，按照本办法执行。本办法由学院党政办公室负责解释。