各学院：

为做好我校2025级本科与研究生新生档案移交归档工作，确保2025级新生建档完整、准确、有序，根据《长沙理工大学学生档案管理办法》规定，现将有关事项通知如下：

一、移交范围

2025级本科、研究生（硕士、博士）新生档案。

二、移交时间

2025年10月30日前以学院为单位统一移交。

三、移交规范

1、各学院移交前应完成新生档案的收集、整理及审查工作，新生档案含材料可参考档案袋目录。研究生档案移交前应依据研究生院相关要求完成入学资格复查工作。

2、新生档案按照“一人一袋”整理，具体要求如下：

    1）将每位学生所有材料展开排放，注意不要损毁、遗漏档案材料，拆掉的密封袋无需再放入学生档案袋中。

    2）本科生、研究生档案材料分别按照档案袋封面目录顺序从上自下放入档案袋中。

    3）团员证、团组织关系介绍信不移交，团员证交还学生本人，其他材料按要求装袋。

    4）学生的所有材料（党员材料除外）装入同一档案袋中并完整填写档案袋封面信息，左下角粘贴档号条码，档号条码与学号均按从小到大的顺序摆放一致，转专业学生档案摆放在本班级档案材料末尾，档案袋无需密封。

    3、党员材料移交：正式党员材料移交档案馆，预备党员、入党积极分子材料留存本学院，转正后移交档案馆。对于正式党员材料，按照党员档案袋封面目录放入党员相关材料，与学生档案材料一起装入学生档案袋内移交档案馆。

    4、本科、研究生新生档案材料收集、整理、审查完成后，登录“长沙理工大学学生档案管理系统”，详见《长沙理工大学学生档案管理系统操作指南》（附件1）；平台网址：http://10.255.195.138:8060/；录入学生档案信息，详见《学生档案管理系统新生信息导入表（模板）》（附件2），与实体档案核对无误后，在系统中提交审核申请。

    5、审核申请通过后，在系统中打印《学生档案移交目录》（均一式两份），由本单位分管领导签字后加盖单位公章，交接双方各执一份备查。

四、工作要求

    1、档案材料必须齐全完整。新生档案在移交入馆之前，各学院应加强审查，若发现有所遗缺，要求学生须及时补全遗缺部分，确保移交档案材料齐全完整。

    2、高度重视新生档案安全工作。档案移交前，各学院应安排专人保管，档案要存放在带锁的箱柜中，注意好防火、防潮（水）、防盗、防虫、防鼠；查阅利用新生档案应用专门记录本做好登记，查阅后应及时归入档案袋，以防丢失。

    3、各学院提前与档案馆预约，将学生档案材料送交至档案馆，现场办理档案验收移交手续。为保证学生档案安全移交，移交过程必须有学生档案管理老师全程参与。

五、联系方式

地址：档案馆综合与学生档案室（金盆岭校区原图书馆A馆南栋101室）；联系人：曾老师、王老师，电话：85203036；长沙理工大学学生档案工作QQ群：391598126。

长沙理工大学档案馆

2025年9月11日

附件1.长沙理工大学学生档案管理系统操作指南

附件2.学生档案管理系统新生信息导入表（模板）