1、装袋前材料准备工作

1.1 各学院于6月28日前到就业办、教务处领取《全国普通高等学校本科毕业生就业通知书》、成绩表等材料。

1.2 各学院将每一个毕业生的《全国普通高等学校本科毕业生就业通知书》、学生登记表、毕业生登记表、鉴定材料、政审表、成绩表、体检表、党团材料、奖惩材料等大学档案材料收集齐全，做到学生每人一套，并按专业相对集中、学号从小到大顺序排列。

由于档案材料集中装袋时间紧、任务重，且档案馆场地有限，请各学院务必在档案装袋前做好准备工作，避免出现档案材料混装、错装现象。

2、装袋流程及注意事项

装袋流程：

第一步，领取本科毕业生档案袋；

第二步，裁下档案投递通知单第二联（回执）；第三联（档案投寄地址）；

第三步，装袋；

装袋注意：

① 将裁下的投递通知单的第二联（回执）与大学期间的档案材料和高中档案（考取外校的研究生，高中档案已提前调走）装入机要专用信封中；

② 投递通知单第三联为投寄单位，投寄单位为长沙理工大学，以及因各种原因缓寄的，只需将大学期间的档案材料装入档案袋，但不要装入机要信封；

③ 在装袋时，请仔细核对已装入档案袋中的大学档案材料有无多装、漏装、混装，特别注意同名同姓学生档案的装袋；

④ 对于改寄、缓毕业、留级等原因暂不投寄的档案，必须在其档案袋上用铅笔注明原因并由装袋老师签字确认。

第四步，粘贴封袋。将投递通知单第三联（档案投寄地址）裁下，贴到机要专用信封袋正面；切记：没有装机要专用信封的，只需将投递通知单第三联贴到档案袋上；

第五步，排序。将所有档案按照档案投递通知单总序号从小到大的顺序排列；

第六步，清点。将已排序的档案交由档案馆工作人员进行清点；

第七步，封口。将已装好档案的、需要投寄的机要专用信封封口。

3、应届本科毕业生档案装袋地点及时间安排

请各学院尽可能安排熟悉毕业生装袋工作的人员，按照《长沙理工大学本科毕业生档案装档日程安排表》，组织人员在规定的时间内到档案馆集中装袋。