1、人事档案材料收集归档应遵循真实、全面、及时、规范的原则，通过组织人事部门，重点收集反映教职工自然情况和干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等新形成的反映教职工德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善教工人事档案的内容。

2、教工人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作教工人事档案材料，建立教职工人事档案材料收集归档机制，按照相关规定审核材料，在材料形成后1个月内主动向教工人事档案管理部门移交，任何组织和个人不得以任何理由积压归档材料。

3、教工人事档案室建立材料收集联系制度，指定专人负责，及时掌握教工人事档案材料信息，主动向档案材料形成部门收集材料，确保教工人事档案材料完整齐全。

4、教工人事档案管理部门根据收集到的教工人事档案材料，及时更新人事档案异动情况，及时充实教工人事档案内容。

5、教工人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。定期查看教工人事档案，如发现缺少材料和材料不符合要求，及时登记并向相关部门收集补齐。

6、归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织（人事）部门审改（或出具组织说明）并加盖公章。形成教工档案材料的部门，有责任按规定认真办理。

7、归档材料一般应当为原件。证书、证件等需用复印件存档的，必须注明“原件已审”、经办人签名及复制时间，并加盖材料制作部门单位公章或教工人事关系所在组织（人事）部门公章。

8、教工人事档案材料的载体使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求，文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、黑色墨水书写，不得使用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝墨水和复写纸复写。

9、教工人事档案管理部门对收集到的档案材料应认真审查鉴别，对不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档；对符合归档要求的材料进行登记，在接收之日起1个月内放入教工本人档案，2个月内整理归档。

10、归档部门转递档案材料时，同时提交《长沙理工大学教工人事档案材料移交登记表》（附件）电子版和纸质版，纸质版一式两份，交接双方签字确认后各执一份。

11、新进教工在其档案材料收集齐全后及时为其建档，若发现其档案材料不齐全、不完整、不准确，应及时通知相关部门补充所缺材料。

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