一、档案信息登记

应届毕业生登录《全国高校毕业生毕业去向登记系统》https://dj.ncss.cn/，点击“档案信息登记”进入主界面。毕业生在主界面点击档案信息栏的“档案信息登记”，选择档案转递类型，填写档案转递信息，上传图像证明材料，提交学院审核。具体登记操作方法见《全国高校毕业生毕业去向登记系统操作指南（档案信息登记）》。

二、档案转递类型

1、到机关、国有企、事业单位就业或定向招生就业的，转递至就业单位或定向单位（系统中选择签约单位接收）；

2、到非公单位就业或自主创业、自由职业的，转递至就业地或户籍地公共就业人才服务机构（系统中可选择上级主管单位接收、托管单位接收或者回生源地）；

3、暂未就业的，转递至户籍地公共就业人才服务机构（系统中选择回生源地，档案转递信息系统会根据毕业生生源所在地反显，毕业生可结合反显信息进行修改或补充。注意：若档案转递类型为转回生源地，但档案转递信息并未反显，毕业生需自行填写准确信息）；

4、国内（境）升学的，转递至录取院校。（系统中选择签约单位或者上级主管单位接收，毕业生需与录取院校确定档案接收地址等信息）。

5、出国出境深造的，转递至户籍地公共就业人才服务机构（系统中选择回生源地）。

三、转档流程

1、应届毕业生档案转递

（1）学院收集学生毕业档案去向信息并在《学生档案管理系统》提交所有毕业生档案去向数据，档案馆根据系统提交的数据确认后转递毕业生档案。

（2）本校升学读硕博的毕业生请在系统备注栏填写“本校研/博”

（3）档案暂存学校的请在系统备注栏填写“留校”并填写《长沙理工大学应届毕业生档案留校申请表》。

（4）档案转递到湖南省各地人才机构的须填写《高等学校毕业生档案转递申请表》随档案材料放入档案袋内。

2、往届毕业生档案转递

（1）毕业两年之内的同学转递档案联系学院辅导员。

（2）毕业两年以上转递档案，在档案馆官网在档案馆官网微信小程序进行档案转递业务办理。

注意事项：

（1）认真填写接收档案的详细地址、单位名称、接收人及联系电话、邮政编码等信息，毕业生要核实确认，一旦错填就会错发档案，可能造成档案遗失。

（2）档案一旦转出，将不能再退回学校，后期若有解聘或离职等情况，自行与单位协商解决档案后续流转。

四、档案派发时间及顺序

1、集中派遣：应届毕业生档案须待毕业材料齐备后陆续集中派发（7月上中旬）。

2、学期中：档案寄出时间为每星期五（节假日除外）。各学院在《学生档案管理系统》提交学生档案转递去向数据的下一个周五寄出，如缺少材料，则顺延至材料齐全后的周五寄出。

3、寒暑假期间档案一般不安排派发档案。

派发顺序：按照毕业生提交的转档信息，结合学院移交材料的情况，转档信息和毕业材料齐备者优先。

五、查询档案转递信息

档案转递渠道：邮政EMS学生档案专用通道。

转递查询：长沙理工大学档案馆官网可查询档案派发信息，进入档案馆-->“学生档案去向查询”栏目查询快递单号。

长沙理工大学档案馆

2025年9月11日