为方便各单位预约使用云塘校区大会堂，自2026年9月起实行线上预约，现将大会堂预约使用全流程及重要注意事项通知如下：

一、线上预约

学校官网统一认证登录→OA办公→会务管理-会议室预订→选择大会堂→填写信息→提交预约。

二、押金缴纳

为保障大会堂的安全有序运转和活动的顺利进行，使用单位需在活动开展前5个工作日内办理使用确认手续：凭有单位主要负责人签字并加盖公章的《云塘校区大会堂使用管理告知书》（请至校工会网站“服务之窗”下载）至工会办公室（一办316）领取长沙理工大学内部转账单→填写经费来源和经费代码并由经费负责人签字→计财处预算科（一办204）缴纳押金。

三、押金退还

1.活动当日携《云塘校区大会堂常用易损设备设施清单及场地使用情况登记表》（校工会网站“服务之窗”下载，以下简称《登记表》）与大会堂控制室值班人员现场进行交接登记。

2.活动结束后由使用单位负责打扫大会堂相关区域卫生，清理垃圾，复原设备设施，归还物品，经值班人员验收后，双方在《登记表》上签字确认。

3.经双方签字确认的《登记表》交工会办公室（一办316），由工作人员根据《登记表》反馈情况签署退款或扣款意见后，至计财处预算科（一办204）办理退款或缴纳扣款。

四、重要提醒

1.活动改期或取消须提前3个工作日线上申请，未取消记违约1次。

2.禁止私自更改活动内容、超时使用、转借场地。

3.未按时到场交接视为取消活动，记违约1次。

4.如需使用中央空调，请提前联系继续教育学院国际学术交流中心，联系人：谢治强，手机：18163695431。

五、预约及使用咨询：周老师 85258212 13873101462