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长沙理工大学合同管理办法(试行)

2016-12-06

第一章总 则

第一条为进一步规范学校合同订立、履行和管理行为,明确合同管理职责,有效规避合同风险,维护学校和师生合法权益,提高办学效益,促进廉政建设,根据《中华人民共和国合同法》等法律法规和学校有关规章制度,结合学校实际,特制定本办法。

第二条本办法所称合同,是指长沙理工大学作为独立的民事主体,在民事活动中与其他平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

三条学校及学校授权的校属机构对外订立合同,适用本办法。但聘用合同、劳动合同、劳务合同、人事代理合同等人力资源类合同不适用本办法。

第四条学校进行民事活动,应当以学校名义对外订立合同。

校属机构和职能部门作为合同承办部门,以学校名义对外订立合同的,按照本办法规定执行;本办法无规定的,须经校长另行批准和授权。

校属具有法人资格的单位必须以自己的名义对外订立合同,但校属具有法人资格的单位对外订立利用学校资源等涉及到学校权益的合同,须经有关会议或校长批准。

第五条对外订立合同,应当遵守法律、行政法规和学校规章制度,遵循公平原则和诚实守信原则,维护学校的合法权益。

第六条 属于学校招投标管理规定需要进行招标采购或上网竞价采购的项目,必须按照规定,在通过招标采购或上网竞价采购方式后签订合同

第二章合同管理部门及其职责

第七条合同管理实行“统一领导、分级承办、归口管理、强化监督”的原则。

校长是学校合同的法定签署人。校长在必要时可授权委托学校其他人员为合同签署代理人。未经校长授权委托,学校任何单位或个人不得以学校名义签署合同。

第八条学校成立合同审查小组,组长由分管规划法规处的校领导担任,成员为规划法规处、纪监处、学工部(处)、工会、研究生院、人事处、教务处、科研部、社科处、国际处、计财处、审计处、后勤处、资产处和合同承办与归口管理部门主要负责人和学校法律顾问。

第九条学校规划法规处为合同综合管理部门,负责统筹协调学校合同管理工作。负责对合同制订进行组织、协调和管理;负责组织合同审查小组审定合同文本;每年年终对学校年度合同签订情况进行汇总并向校长报告;负责合同管理的法律事务工作;负责组织合同建档工作。

第十条纪监处、审计处和计财处为合同监督管理部门。其主要职责是监督检查合同承办部门和签署人在起草、签订和履行合同中执行法律、行政法规和学校规章制度的情况。纪监处承担合同签订、履行(含廉政合同的审核)监督责任,并对违反本办法相关责任人和单位进行问责。审计处承担合同审计责任。计财处承担资金来源和收款付款审核责任。

第十一条除学校有关会议明确之外,学校授权以下职能部门和校属机构承办、归口管理有关合同:

(一)规划法规处负责学校战略合作协议等与学校发展战略有关合同的管理;

(二)学工部(处)负责本科学生接受社会资助、军训服装等与本科学生管理有关合同的管理;

(三)工会负责教职工补充医疗保险合同的管理;

(四)研究生院负责研究生招生、教育培训、合作办学、学位证和学历证印刷、学位论文传播、复制比检测、研究生接受社会资助以及与校外单位建立研究生人才培养与教学基地等与研究生教育、管理有关合同的管理;

(五)人事处负责学校师资培训、人力资源类合同的管理,但人力资源管理涉及的聘用合同、劳动合同、劳务合同、人事代理合同不适用本办法;

(六)教务处负责本科学历教育联合办学、实习(实践、实训)基地、教材及用于校内收听英语广播的收音机设备采购、教辅材料印刷、学位证和学历证印刷等与本科教育有关合同的管理;

(七)科研部负责自然科学类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务、科技成果转让、产学研合作等与自然科学研究有关合同的管理;

(八)社科处负责人文社会科学类纵向及横向科研、协作、技术开发、技术咨询、技术服务及科技成果转让等与人文社会科学研究有关合同的管理;

(九)国际处负责学校与国(境)外合作与交流、聘请外教外国专家等学校涉外事务合同的管理;

(十)计财处负责贷款、融资、托管、财产保险等有关合同的管理;

(十一)招就处负责全日制普通本科学历教育的招生、就业创业(见习)基地建设及学生就业协议等与招生就业有关合同的管理;

(十二)审计处负责对外委托审计等与审计有关合同的管理;

(十三)后勤处负责学校建设工程咨询与服务、招标代理、工程设计、工程勘察、工程监理、工程施工、工程检测,建筑材料及工程配套设备采购、房屋及建筑物维修工程、土地合作建设、土地征用、绿化、用水、用电、用气、医疗卫生、保洁、垃圾清运、清淤排污、交通、物业、餐饮、生活物资供应等与后勤工作有关合同的管理;

(十四)资产处负责物资采购、资产处置、物资捐赠(含校友捐赠)、学校场地、门面及房屋租赁和设施设备租赁等与国有资产有关合同的管理;以及学校对外投资合同和资产投资公司与学校有关合同的管理。

(十五)信息化处负责学校信息化市场及网络服务、光纤租赁等与学校信息化建设及管理有关合同的管理;

(十六)离退处(关工委)负责学生商业保险、大学生平安健康保险有关合同的管理;

(十七)图书馆负责纸质资源与各类数字资源购置、科技查新服务、纸质资源加工处理等与图书馆业务工作有关合同的管理;

(十八)继教学院负责学校自学考试、网络教育、成人学历及其他非学历教育、培训、成人教育合作办学及合作建立校外办学站(点)等与继续教育工作有关合同的管理;

(十九)学校其他综合性合同、未列入上述管理范围内的合同、其他特定事项的合同,以及校长专项决定订立的合同,由规划法规处负责管理或者协调管理。

第十二条合同承办、归口管理部门的主要职责:

(一)负责合同的立项、论证、磋商和合同文本的起草、定稿;将合同文本交规划法规处组织合同审查小组审查。

(二)监督、检查合同的履行情况,分析合同履行中存在的问题,提出解决办法,并及时向分管校领导请示或者报告。

(三)防范、制止利用合同进行违法违纪活动。

(四)参加合同纠纷的协商、调解、仲裁或者诉讼活动。

(五)建立合同台账。合同台账应当包括当事人双方的资质证明、签订日期、合同编号、合同名称、承办部门、经办人、履行期限、履行情况、变更情况等内容,全面、准确地记载合同订立、履行过程。

(六)进行合同建档。合同文本及其履行、变更、解除等相关资料,应当逐一建档并统一编号。合同正本及附件、合同磋商记录、往来函件、签收记录、送达凭证、变更和解除合同的协议,以及合同会签、审核和学校法律顾问的审查意见等书面材料均应保存原件。

(七)合同履行完毕或者发生合同争议的,合同承办、归口管理部门应当出具合同履行情况的总结报告,连同合同档案送交规划法规处。

第十三条合同归档。学校综合档案室是合同档案的最终管理部门。合同档案比照会计档案保管期限保管,并按照档案管理办法移交综合档案室管理。

综合档案室根据档案管理有关规定对学校合同承办、归口管理部门移交的纸质档和电子档分类进行归档管理。合同承办、归口管理部门应当于每年12月上旬向综合档案室移交合同档案。逾期移交的,由规划法规处督促移交。

第三章合同的起草、审批与签署

第十四条合同承办、归口管理部门应当审查对方的资信情况,调查、分析其履约能力,查验、收集其经营证件、资质证书、组织机构代码证、个人身份证、授权委托书等有效证明材料。

第十五条合同文本的确定

(一)合同的内容和形式必须符合《中华人民共和国合同法》等法律、行政法规和学校相关规章制度的规定。合同文本尽量采用国家行业管理部门制订的示范文本;没有示范文本的,合同归口管理部门应当制订规范性文本。

(二)合同的内容一般包括以下条款:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;价款或报酬;履行期限、地点和方式;验收标准;违约责任;解决争议的方法等。涉及经费收支的合同履行期限原则上不得超过3年。

(三)合同承办部门对合同文本、说明及相关资料的合法性、真实性、可行性负责。

(四)合同文本由合同审查小组最终审核确定。

第十六条合同审签原则

根据合同性质、金额大小及法律风险不同,合同分为重大合同、重要合同和一般合同,其审批和签署原则如下:

(一)重大合同的签署。重大合同是指标的金额巨大或对学校发展可能产生重大影响的合同,包括大额采购、建设工程合同,合作办学合同,对外投资、融资借款、担保抵押合同,土地征用、资产转让、房屋场地和重大设备租赁合同等。重大合同事项须经有关职能部门或专家小组进行调查论证并提供论证报告后,征求学校法律顾问意见,报校务会或党委会集体研究审议。经过审议的重大合同,原则上须由校长审批签署或校长授权分管校领导审批签署。

(二)重要合同的签署。重要合同是指金额较大或合同事项对学校发展可能产生较大影响的合同。重大合同事项须经有关职能部门或专家小组进行调查并提供论证意见后,听取学校法律顾问意见。经过审查、审批程序的重要合同,原则上授权分管校领导审批签署。

(三)一般合同的签署。一般合同是指合同承办部门在职能范围内为从事日常业务所签订的金额较小的一般性合同。经过审查、审批程序的一般合同,原则上授权分管校领导或合同承办部门负责人审批签署。

第十七条合同审签流程

合同承办部门填写《长沙理工大学合同签署审批表》,并附上拟签合同文本,送归口管理部门和相关职能部门会签后,经合同审查小组审定,由校长或相关委托代理人签署,加盖第二十条规定的学校法人印章、合同专用章等。

涉及招标或须经党委会、校务会等研究决定的事项,应当按照学校有关规定和程序进行立项和研究,并在《长沙理工大学合同签署审批表》后附上相关资料。实行政府采购的项目合同和由学校组织招标的项目合同,须经资产处审核签字。

规划法规处牵头,组织合同承办、归口管理部门按照职责拟订合同审签与用印实施细则,报学校批准后执行。

第十八条一般合同,原则上应当在24小时内完成各自环节的审核、会签工作,或者提出纠正、修改意见;重要合同和重大合同,原则上应当在72小时内完成各自环节的审核、会签工作,但合同承办部门应当至少提前48小时邀请相关职能部门和人员进行会审。

审核、会签的部门与人员,应当按照相关规范和纪律对合同内容进行审核,确保合同内容与合同立项要求或招标文件要求一致。

合同审核、会签过程中,对合同条款存在分歧的,由合同审查小组组长负责处理。

第十九条合同签订后,合同承办、归口管理部门应当在7个工作日内将合同原件一份送交规划法规处备案,经济类合同还需向计财处、审计处各送一份复印件备查。

第二十条合同印章类别、使用范围及管理责任

(一)学校对外订立合同,限于使用“长沙理工大学合同专用章”、“长沙理工大学科技合同专用章”、“长沙理工大学”法人章、校长印鉴,以及就业指导与服务中心印章和学工部学生资助管理办公室印章。

(二)印章的使用范围,按照本办法第十六条的规定执行。

(三)“长沙理工大学合同专用章”,授权规划法规处管理;规划法规处对该印章承担用印责任。

(四)“长沙理工大学科技合同专用章”,授权科研部管理;科学研究部对该印章承担用印责任。

(五)“长沙理工大学”法人印章和校长印鉴,授权党政办管理;党政办对该印章承担用印责任。

(六)就业指导与服务中心印章,授权就业指导与服务中心管理;就业指导与服务中心对该印章承担用印责任。

(七)学工部学生资助管理办公室印章,授权学工部学生资助管理办公室管理;学工部学生资助管理办公室对该印章承担用印责任。

(八)印章管理部门应当依规、切实履行职责,严格印章签批程序,明确专门保管人员,建立使用台帐。

(九)印章管理部门应当按照学校印章管理办法和本办法规定制定印章管理实施细则,并报学校党政办备案。

第四章合同的变更与解除

第二十一条合同履行中对合同进行变更的,应当按照本办法第十五条的要求进行审查、审核。

第二十二条涉及合同解除、转让的,必须咨询学校法律顾问。

第二十三条禁止合同承办部门及其相关经办人员在合同履行中擅自变更、解除合同。

第五章合同的履行

第二十四条对依法签订并已生效的合同,应当全面、全部、实际履行。

二十五条参与、接触合同的部门和人员,应当保守合同秘密。

第二十六条合同承办、归口管理部门应当每季度向分管校领导汇报合同签署和履行情况,每年6月初、12月初,应当向规划法规处、纪监处、审计处、计财处送交合同签订和履行情况汇总表。规划法规处每年12月初应当向校长提交学校全年合同签署和履行情况的报告。

第二十七条发生合同纠纷时,合同承办、归口管理部门应当立即通过党政办、规划法规处,会同学校法律顾问与对方协商,并向分管校领导请示。协商不成,需要进行诉讼或者仲裁的,应当会同学校法律顾问制定争议解决方案,征得校长同意后予以处置。

第二十八条合同款项的收、付由学校计财处负责。计财处应当及时检查款项的收、支情况,对应收款项应当及时与合同承办部门共同追缴到位;对应付款项应当凭合乎规定的项目验收单和《长沙理工大学合同付款审批表》才能付款;对应当进行审计的必须凭审计部门的审计结算单和有关领导签字后才能付款。

第六章责任追究

第二十九条违反国家法律、法规和学校规章制度,在签订、履行合同和合同管理中失职、渎职或者以权谋私,损害国家、学校和师生利益的,视情节轻重,依据有关规定追究相关责任人的经济责任,并给予党纪、政纪处理;构成犯罪的,依法移送司法机关处理。

第三十条违反本办法规定给学校应收款项造成损失的,一律由直接责任人、部门负责人承担连带赔偿责任;处理合同纠纷所发生的费用,由合同承办、归口部门承担。

第三十一条违反本办法有关规定,未经校长批准、授权以学校名义和校属机构名义对外签订合同,以及使用其他印章对外签订合同,追究违规当事人和责任人的责任。

第七章附则

第三十二条学校各合同管理部门应当依照本办法的规定,在各自职责范围内制定合同管理实施细则,经学校批准后执行。

资产投资公司应当参照本办法,根据其下属独立法人单位的实际,制订相应的合同管理办法,经学校批准后执行。

第三十三条本办法自发布之日起施行。《长沙理工大学经济合同管理办法》(长理工大财〔2010〕14号文件)同时废止。此前学校有关规定与本办法不一致的,以本办法为准。

附件:1.长沙理工大学合同签署审批表

2.授权委托书(样板)

3.长沙理工大学合同台帐登记表

4.长沙理工大学合同付款审批表

上一条:关于印发修订后的《长沙理工大学国有资产管理办法》的通知(长理工大综[2019]7号)

下一条:长沙理工大学网上竞价采购管理条例