第一章　总　则

第一条　为加强学院印章管理，维护印章使用的严肃性，避免因印章管理和使用不当出现的各类经济、法律、行政问题，规范院内各类印章的管理和使用，根据《长沙理工大学印章管理和使用规定》（长理工大综[2008]47号），结合学院实际，特制定本规定。

第二条　本规定所指印章包括学院党委和行政印章、学院钢印、党委书记和院长签名章，院属各部门以及院内其他印章。

第二章　印章的规格和式样

第三条　“中共长沙理工大学继续教育学院委员会”和“长沙理工大学继续教育学院”的印章为圆形，直径4.0厘米。

第四条　院属各部门一般不刻制印章，如确属工作需要，经学院审批后方可刻制。院属各部门印章为圆形，直径3.8厘米。

第三章　印章的刻制和注销

第五条　院属各部门以及院内其他印章的刻制，由学院党政办公室统一负责审批和刻制。任何部门不得擅自刻制印章，对违反规定自行刻制印章的部门，要追究部门负责人的责任。印章刻制好后须由学院党政办公室留取印模备案存档后，方可启用。

第六条　因名称变更、机构撤消或其他原因停止使用的部门印章及院内其他印章，应及时交回学院党政办公室并办理有关注销手续。逾期不交的，其所引起的相关责任由使用部门承担。不得私存或自行销毁停止使用的印章。

第七条　学院党政办公室负责收回废旧印章，并进行登记、取模、编目并归档。废旧印章由学院党政办公室按相关规定处理。

第四章　印章的管理和使用

第八条　学院印章由学院党政办公室指定专人负责保管使用。各部门印章应指定专人保管使用。印章专管人员因事外出，印章管理人员所在部门负责人要指定他人代管，专管人员要向代管人员交接工作，交代用印中的注意事项。

第九条　任何人不得将印章擅自带离办公室。如因特殊情况确需外出用印，须经印章所在部门负责人批准，指定专人保管，如需大批量用印，印章管理人员应在用印现场监章。印章如有遗失，应及时向学院党政办公室报告，并查清原因，追究责任。

第十条　印章管理人员必须认真负责，严格遵章守纪，秉公办事，严格执行用印审批手续和登记制度。用印留存的材料应定期整理、立卷归档。

第十一条　学院党政办公室印章管理人员必须审阅用印内容，检查审批手续，发现印件内容有误或批准权限不当、无主管部门负责人或院领导签字，不得使用印章。

第十二条　各部门的印章，原则上不得对外。严禁学院各部门使用部门印章以学校名义对外签订各类合同、协议。如果使用部门印章对外签订合同和协议，导致法律纠纷、经济损失和学院名誉受损，均要严肃追究签订人、用印人和部门负责人的责任。

第十三条　凡因印章使用不当或保管不当而出现严重事故者，学院将追究当事人、部门负责人的责任。

第五章　院级印章的使用范围及程序

第十四条　凡以学院名义发出的各类正式公文的用印，按照公文处理程序规定执行。

第十五条　非公文用印，经办人须填写《继续教育学院印章使用申请单》（一事一表），登记用印时间、事由、数量、经办人、批准人等事项。须经部门负责人签字或经院领导审批后方可用印。

第十六条　以学院党委名义上报的各类文件材料、统计报表等，由党政办公室审核，经院党委书记审批签字后方可盖章。

第十七条　凡以学院名义签订的各种合同、协议、意向书、委托函，必须经院长审批签字后方可用印。

第十八条　凡以学院名义在外刊登广告、声明等，须经院长审批签字后方可盖章。

第十九条　凡以学院名义向校外报送的各类文件材料、统计报表等，须经院长审批签字后方可盖章。

第二十条　以学院名义在校内报送的各类文件材料、统计报表等，属于部门业务范围内的，由经办部门负责人审核，经分管院领导审批签字后方可盖章；属于全院性综合类文件材料、统计报表等，须经院长审批签字后方可盖章。

第二十一条　以学院名义发出的培训证、荣誉证、聘任证书等各种证书，由相关部门造册，经分管院领导审批签字后，统一到学院党政办公室盖章。名册一份交学院党政办公室留存备查或归档。

第二十二条　教职工的有关个人证明材料需加盖学院公章的，到有关部门审查后出具证明或相关部门负责人审核后，报分管院领导审批签字后方可盖章。

第二十三条　需开具学院证明、介绍信外出联系工作的教职工，须经部门负责人审核签字后方可办理相关证明、介绍信；党员组织关系介绍信、职工政审相关证明由党政办公室审查后加盖学院党委印章。不得开具空白介绍信或证明。

第二十四条　院本部学生的有关个人证明材料需加盖学院公章的，由学院学工部负责人审核签字或院领导签字后方可盖章。

第二十五条　学院在籍学生的在读证明、成绩证明和毕业证明材料，需加盖学院公章的，须由学院考籍部负责人审核签字或院领导签字后方可盖章。

第二十六条　属于部门常规业务范围内，用于学生个人档案及归档，需加盖学院公章和院长签名章的，由相关部门负责人审核签字或院领导签字后方可盖章。

第二十七条　学院教职工及院本部学生的入党志愿书、入党积极分子考察登记表等党员发展材料，由学院党政办公室审核同意后加盖院党委印章和院党委书记签名章。

第二十八条　报送各类党建统计报表和文件材料，要求使用学院党委书记签名章时，须经党委书记本人批示同意后，方可盖章。

第二十九条　院长签字章是学院法定代表人的资格表示，凡对外使用院长签字章，须经院长本人批示同意后，方可盖章。

第三十条　特殊情况下需要使用院级印章时，由学院党政办公室负责人审批，并补办用印手续。

第三十一条　有下列情况之一的，印章管理人员不得用印。

（一）涉及个人财产、经济、法律纠纷等方面的文件、材料；

（二）未经部门负责人或院领导签字批准的文件、材料；

（三）非本院师生员工或与本院工作、业务无关的文件、材料；

（四）空白介绍信、空白证件、空白奖状、空白表格、空白公文格式纸等。

第六章　附　则

第三十二条　各部门申请使用“长沙理工大学”印章时，须到院党政办公室填写《长沙理工大学印章使用申请表》，经院长批示同意后，到学校用印。

第三十三条　学院各部门印章使用参照本规定执行。应加强印章管理，严格落实印章管理责任人负责制，规范印章的使用程序，确保各部门的印章使用符合要求，规范准确。

第三十四条　本规定由学院党政办公室负责解释。