第一章　总  则

第一条　为使我院公文处理工作规范化、制度化、科学化，根据《长沙理工大学公文处理办法》（长理工大发〔2009〕3号）的规定，结合学院实际情况，制定本办法。

第二条　本办法所指公文，是指学院在管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书。

第三条　公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。主要分发文办理和收文办理。

第四条　学院党政办公室是学院公文处理的管理机构，负责学院的公文处理工作，并对全院的公文处理工作进行业务指导和监督。

第五条　院属各部门应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法。

第二章　公文种类

第六条　学院的公文种类主要有：

（一）决定

一般用于学院对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员，变更或撤销不适当的决定事项。

（二）意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（三）通知

适用于发布规章制度；传达要求相关部门办理、周知或执行的事项；转发上级机关和不相隶属机关的公文。

（四）通报

适用于学院表彰先进、批评错误，传达重要精神、沟通重要情况。

（五）报告

适用于学院向学校和上级业务主管部门汇报工作、反映情况、答复询问。

（六）请示

适用于学院向学校和上级业务主管部门请求指示、批准。

（七）批复

适用于学院答复所属部门请示事项。

（八）函

适用于与不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准有关事项。

（九）会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

第三章　公文格式

第七条　向学校报送的上行文一律使用“长沙理工大学校内请批（报告）文件”特定公文格式纸，由学院党政办公室按有关规定印制。

第八条　以学院名义印发的下行文和平行文，一律使用“长沙理工大学继续教育学院”特定公文格式纸。

第九条　发文字号包括单位代字、年份、序号。使用小三号仿宋体字。

（一）以学院名义行文的“单位代字”根据行文内容分类如下：

1．用于院党政联合行文、院行政重大事项及规章制度行文：“继教院”。

2．用于院党委行文：“继党”。

3．用于院行政一般性日常业务行文：

“继学”（院本部学生工作类文件）；

“继教”（院本部全日制教学和学位管理类文件）；

“继招”（招生类文件）；

“继函”（函授管理类文件）；

“继自”（自考管理类文件）；

“继培”（培训类文件）；

“继外”（国际教育类文件）；

“继远”（远程教育类文件）

“继综”（其他综合类文件）。

（二）发文字号中的年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。

第十条　公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，字体用小二号加粗宋体字，居中。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

第十一条　主送机关指公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称。

第十二条　公文正文应当文字简洁，表述准确，条理清楚，直述不曲。使用小三号仿宋体字，行距不小于单倍行距。

1．人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

2．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。

3．一般情况下，公文应使用规范化简称。文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应在第一次出现时注明准确的中文译名。

第十三条　公文如有附件，应当在正文之后、单位落款前注明附件序号和名称。

第十四条　成文日期，以领导签发的日期为准，也可以署会议通过日期；联合行文，以最后签发领导的签发日期为准。

第十五条　“会议纪要”成文日期加括号标注于标题下方居中位置。

第十六条　“请示”应当在报文日期之下用“（）”注明联系人的姓名和电话。

第十七条　公文应加盖学院公章。公章要盖在发文单位落款位置的正中央，要求上不压正文，下压日期。

第四章　行文规则

第十八条　行文应当确有必要，注重效用，坚持少而精。可发要不发的公文不发，可长可短的公文要短。凡是能通过当面协商或者利用现代通信和技术手段等方式解决的事项，不要行文。

第十九条　应根据行文目的、发文单位职权和与主送机关的关系正确选用公文种类。

第二十条　行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

第二十一条　“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关。除领导直接交办的事项外，“请示”不得直接送领导个人。

“报告”不得夹带请示事项。

第五章　发文办理

第二十二条　发文办理，是指制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

本办法所指的发文办理，适用于院级发文办理，即以学院（“中共长沙理工大学继续教育学院委员会”或“长沙理工大学继续教育学院”）名义制发公文的过程。

第二十三条　院属各部门拟申请以学院名义行文，应按本办法的相关规定草拟公文文稿（对涉及其他部门业务范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见或会签文稿），经分管院领导同意后，填写“发文审批单”，送学院党政办公室办理。

第二十四条　学院党政办公室在公文送院领导签发前，应当进行审核。审核重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文内容与现行政策是否衔接、与学院有关规定是否相抵触，涉及其他部门业务范围的事项是否已经协商、会签等。文稿如需作较大修改，应当与原起草部门协商或请其修改。

第二十五条　以学院党委名义制发的公文，经相关分管院领导会签后，由院党委书记签发。

第二十六条　以学院名义制发的公文，涉及一般性日常业务的公文，经相关分管院领导会签后，由院长签发；属于学院党政联席会议议事内容和范围的、涉及学院重大问题和事项的重要公文，经相关院领导提交党政联席会议讨论研究后，由院长签发。

第二十七条　院级公文签发后，由学院党政办公室负责公文的复核、标注发文字号、缮印、用印、登记等程序。

第二十八条　申请发文部门负责公文的送达。公文发出后，发现错误，应当及时追回更正。

第二十九条　各部门在学院网站发布通知文件，需填写《网站信息发布审批表》，交由党政办公室审核上网发布。

以部门名义发布的，须经分管院领导签字；以学院名义发布的，须经院长签字。已制发的正式公文需上网的，由公文主办部门确定。

第六章　收文办理

第三十条　收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批（请）办、承办、催办等程序。

本办法所指的收文办理，适用于院党政办公室对学院收到的公文的办理。院属各部门的收文办理，参照本办法执行。

第三十一条　院党政办公室负责对学院收到的公文进行登记和运转，以及对所运转公文的查询和催办。

学院领导及部门相关人员代表学院参加会议带回的文件和资料、学院领导个人亲收的公文、各部门收到的主送单位为学院的公文，要交由学院党政办公室登记并按有关程序办理。

第三十二条　收到上级机关下发或交办的公文或外单位的来文，由院党政办公室登记并填写“收文批办单”，提出拟办意见后分转有关院领导阅示。

第三十三条　根据领导批示，院党政办公室按程序将公文报有关领导阅知或送有关部门承办。

第三十四条　承办部门收到交办的公文后应及时办理，不得延误、推诿，确有困难的应及时说明。对不属于本部门职责范围或者不宜由本部门办理的，应及时退回院党政办公室并说明理由。对于两个以上部门同时办理的公文，主办部门应当主动与协办部门协商，及时处理。办理完毕后，承办部门应及时向院党政办公室报告办理结果。

第三十五条　对于送领导批示或交由承办部门办理的公文，院党政办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

第七章　公文归档

第三十六条　公文办理完毕后，各部门应当根据国家法律法规及学校有关规定及时将公文和有关材料整理（立卷）、归档。

个人不得保存应当归档的公文。

第三十七条　归档范围内的公文，应当根据其特征、相互联系和保存价值等分类整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映本部门的主要工作情况。涉密公文应单独立卷，以便于保管和利用。

第三十八条　学院收文、发文的立卷、归档由院党政办公室负责。

第三十九条　归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向学校档案部门移交。

第八章　公文管理

第四十条　各部门应指定专人负责公文的收发、审核、用印、归档和销毁。

第四十一条　院内相关部门合并时，全部公文应当随之合并管理。

工作人员调离工作岗位时，应将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十二条　不具备归档和存查价值及存档后多余的公文，经过鉴别并经部门负责人批准，可以销毁。

第九章　附　则

第四十三条　涉密公文，按照保密工作有关规定处理。

第四十四条　本办法由学院党政办公室负责解释。

第四十五条　本办法自发布之日起执行。以往有关公文处理的规定凡与本办法不一致的，以本办法为准。