为了按时、准确无误地做好毕业生的相关工作，就毕业证办理的准备工作作以下说明：
   一、由于远程办学的特殊性，为了能按时、准确做好毕业学员的毕业证办理工作，毕业生登记表的发放、填写及收取工作必须超前准备，请各教学点向学员作出说明。
   二、毕业生登记表的发放
   各教学点应在第三学期授课前（每年的元月、8月）将本期学员的人数、考号段、所需登记表的份数（份数=人数×2）填写清楚，以传真的形式向海南工作部申报，海南工作部根据各点申报数量在学员第三学期授课前寄到各教学点或授课教师带至各教学点，以便各教学点指导学员填表。
   三、毕业生登记表的填写
   1、填表前必须认真阅读毕业生登记表中的填表须知。
   2、该表必须由本人填写，字迹必须工整清楚。
   3、毕业生姓名、性别、出生年月、籍贯等必须填写清楚，并与身份证保持一致。
   4、毕业生在单位的思想和工作表现栏由考生所在单位填写，并加盖公章。
   5、必须在封面身份证号栏目中准确无误填上本人身份证号，并附有清晰的身份证复印件，并如样本贴好。（如样本）
   6、填表日期栏中的时间应填毕业前的二个月内的任意一天。如6月份毕业的则填4月的某日，12月毕业的则填10月的某日。考生单位意见栏中的时间也应与填表日期中的时间对应。
   7、为了便于核查，毕业生应将家庭和办公室电话连同区号填写在联系电话栏中。
   四、毕业生登记表的收取
   各教学点应通知学员在第四学期授课时将表带回交各教学点。各教学点认真审查学员登记表的填写情况（包括身份证复印件等）并纠正其中的错误，使之完全达到填写要求。同时，为了便于我们的工作，请按准考证号的顺序整理好后，立即寄往 长沙理工大学继续教育学院海南工作部 邮编 410076
   对于专升本的毕业生还应同时将专科毕业证原件（用铅笔写上准考证号，并按顺序整理好）寄往 海口市金盘区工业大道100号金南苑A2-503 邮编 570216
   五、毕业生的预审及申报工作
   各教学点应在第四学期前做好毕业生资格预审工作，填写好《毕业生资格预审申报表》。鉴于第四学期尚未考试，因此，预审工作以前三学期成绩为准。对成绩全部合格，毕业生登记表已填好交来的均视为预审合格。并将毕业生登记表及名单一同寄海南工作部（长沙）。各教学点收到第四学期成绩后十天内应迅速将学员的考号、姓名向海南工作部申报，未申报而遗漏者由各教学点负责。