校属相关单位（部门）：

为进一步充实完善教职工人事档案内容，规范人事档案管理，根据《长沙理工大学人事档案管理办法》（长理工大综〔2024〕13号）相关规定，现就做好我校2026年度教职工人事档案材料归档工作有关事项通知如下：

一、归档单位（部门）

组织部，统战部，人事处，教务处，科技处，研究生院，社科处，合作与交流处，审计处，驻校纪检监察组、纪委，工会，离退休中心等学校相关单位（部门）。

二、归档对象

全校教职工（含在职、离退休、已故人员）的人事档案材料，其中：

1、副科职及以上干部的人事档案材料报送组织部干部人事档案科；

2、其他教职工的人事档案材料报送档案馆宣教与人事档案室。

三、归档范围及归档时间

1、2025年1月1日至2025年12月31日形成的人事档案材料，须于2026年6月30日前完成移交；

2、2026年形成的人事档案材料，自材料形成之日起1个月内完成移交；

3、归档范围参照《长沙理工大学教职工人事档案材料归档范围（2026版）》（附件1）执行。

四、归档要求

1、各相关单位（部门）应高度重视人事档案材料归档工作，根据《长沙理工大学人事档案管理办法》要求，建立健全材料收集归档机制，严格落实归档责任制。对涉及工作秘密、个人隐私的档案材料，须严格做好材料信息保密工作，严防信息泄露，确保档案材料归档工作有序、规范、高效推进。

2、各相关单位（部门）须遵循“真实、全面、及时、规范”的原则，主动、全面收集符合归档要求的人事档案材料。移交档案材料时，须同步提交《长沙理工大学教职工人事档案材料移交登记表》（附件２）电子版及纸质版，纸质版一式两份（加盖公章并签字），交接双方各执一份，妥善保管备查。

3、干部人事档案材料统一采用标准A4纸型，材料左侧须预留25mm装订边。档案材料要求内容真实准确、字迹工整清晰，无破损、无残缺、无涂改，审批单位意见、单位公章等手续齐全，要求填写的表格材料一般不得留空。成套材料须头尾完整、手续完备，除证书、证件类材料可提交复印件外，其余材料原则上需提交原件存档。确需使用复印件存档的，须在复印件上注明“原件已核”字样，加盖部门公章，并由审核人签字、注明审核时间。

五、联系方式

1、组织部联系人：王老师，85203793

地址：组织部干部人事档案科（金盆岭校区图书馆A馆南栋105室）

2、档案馆联系人：龙老师，85203923

地址：档案馆宣教与人事档案室（金盆岭校区图书馆A馆南栋202室）

附件：

1、《长沙理工大学教职工人事档案材料归档范围（2026版）》

2、《长沙理工大学教职工人事档案材料移交登记表》

                                     组织部

                      档案馆

2026年3月12日