根据《保密法》和《湖南省保密法实施办法细则》以及有关保密工作规定，制定本制度。

一、保密室的标准。保密室的设置应该在办公楼（二楼以上）高层，人员过往少的单独房间，安全防范条件好，“三铁”（有铁门、铁窗、铁柜）。有人专管，有安全保障。室内有防火、报警设备。

二、保密员（含兼职）的条件

1、热爱祖国，拥护共产党的领导，坚持党的基本路线，坚持四项基本原则的共产党员。

2、忠诚老实，作风正派，遵纪守法。

3、忠于职守，爱岗敬业，保密观念强。

三、保密员岗位责任

1、认真学习，熟悉保密法规，严格地执行保密法规。

2、负责国家秘密载体（密件、密品）的管理。认真登记造册，分类存放。

3、上级下发和本级产生的“三密”文件，资料要做到来龙去脉清楚。分发、呈阅、借阅的要及时清退。秘密级、机密级的每季度清核一次，绝密级的不准借出保密室。

4、做好文件、资料的完整归档工作。每年终对上级下达的密件经请示不需退回的以及本级产生的密件都要做好归档（一般在次年五月份前）和销毁工作。

四、收文

1、签收。属邮电机要室送来的要核对信封机要号码。属外部门送来的要清点份数。属领导开会带回的密件也要清点份数，才能签收姓名、日期要详细登记。属本级产生的密件也要登记好份数。

2、呈批送办。收文后要及时呈请分管领导批示。及时呈阅办理。急件速办，一般件应在于24小时内处理。

五、登记

1、分类设本。密码电报一般文件要分类设专本登记，

不可混杂。收文、借文和传阅也要分设专本登记。

2、项目清楚。对来文单位、文件号、份数、密级、编号、日期等，每栏都要填写清楚，以便于今后泄密查处。

3、用于收发、借文、清退、销毁国家秘密文件、资料、密品的登记本（包括表格）用完后至少保存5年，密码电报登记本用完后至少保存10年。

六、传阅

传阅国家秘密文件、资料时，传阅人不得私自横传、不得把文件袋夹在单车、摩托车尾架上或在途中办理个人私事。

七、复制、摘抄

1、秘密文件以及发文单位规定不准翻印的文件，任何部门和个人不得擅自翻印；确需要复印时，应经党政办文主任或者授权单位批准。复印件应按原件规定管理，用后及时收回。

2、印制国家秘密文件、资料应由本机关内部的文印室承担。严禁在市面营业部门复印机或私人印刷厂印制。

3、摘录秘件或资料时，不可全文照录，只能重点摘录，所摘录的记录本用后交回保密室管理销毁。（摘录本统一用保密室编号的记录本）。

八、阅办

1、阅办国家秘密文件、资料，应在办公室或阅文室进行，不得带出办公室或阅文室。

2、呈请领导批示的密件、保密员要及时办理，不得耽误时间。

3、领导批示密件呈批单办理送阅后要暂保留一年。

九、借文

1、保密室借出文件、资料（包括密件和内部件）应坚持分管领导批准，办理登记，签收手续，绝密件不准外借。

2、借出的文件、资料（密件及普通件）应限期退还，保密员应常检查，到期未还的要加以催促。

3、借出的密件不得横传。

十、清退

1、清退文件是做好保密工作的重要环节，涉密件、资料按省委办公厅的要求及时清退。

2、对上面发来的密件，要经常检查，阅办完毕的及时整理，对上一年度省委办公厅的要求不清退的文件，每年4月底进行整理编目后上交学校档案馆。

十一、归档

1、收集归档的文件、资料，保密员应认真检查收发文本做到完整无缺，然后按内容分类立卷装盒，卷宗里有密件的，卷面要按里面最高密级和最长保密期限的文件标志和保密期限。（在卷面左上角标明）。

2、立卷文件、资料要打印目录一式三份，其一份随卷装盒，一份留在保密室作为查文索引。

十二、销毁

销毁涉密文件、资料（包括内部的）保密室负责；属上级主管部门下发的需销毁涉密件，要列表造册。报主管领导审批、监销人、销毁人签名后，派人专车送往省保密局统一销毁。

党政办公室

二○○八年四月十日