各学院：

为规范毕业生档案管理，确保 2026 届毕业生档案材料完整、准确、规范、按时归档，根据《长沙理工大学学生档案管理办法》（长理工大综〔2024〕14 号）精神，现将相关工作通知如下：

一、组织分工

档案馆负责统筹协调与审核验收；各学院具体负责本单位毕业生档案材料的收集、整理、排序、核对与移交。各学院须明确工作负责人，组织毕业班辅导员及相关工作人员压实责任、闭环落实。

二、归档时限

自本通知印发之日起启动归档工作，2026 年 6 月 28 日前完成集中移交归档。

三、归档材料范围

（一）本科毕业生

1、基础材料：学生登记表、新生健康体检表、学年鉴定表、学习成绩单（含学历、学位授予信息）、党团组织关系材料、毕业生体检表、高等学校毕业生登记表、奖惩材料等。

2、党员材料：需随人事档案转递的，一并整理移交。

注：材料按上述顺序装订，以“高等学校毕业生登记表”为封面；档案按照学号由小到大进行排序。

（二）研究生（硕士／博士）

1、学籍材料：现实表现鉴定表、教学/实践评定表(专业实践总结)、成绩单、学位申请书、学位授予决定、体检表。

2、党员材料：需随人事档案转递的，一并整理移交。

3、其他材料：婚育证明等其他相关材料。

注：材料按上述顺序装订，以“学位申请书、学位授予决定”为封面；全院档案按学号从小到大排序。

四、材料整理要求

1、归档材料必须为办结正式材料，签名、日期、公章齐全有效。

2、严格核对学院、姓名、学号等信息，严防漏装、错装、混装。

3、移交前全面复核，确保应归档材料全部归集、无遗漏。

五、移交安排

1、预约移交：学院完成整理后提前联系学生档案室预约时间，移交时请安排 3—4 名工作人员协助办理。

2、汇总表：随档案提交《毕业生档案移交汇总表》，审核签收盖章后返还一份留存备查。

3、错峰移交：非毕业生档案尽量避开毕业离校高峰期，保障转递效率。

4、咨询联系：联系人：蔡老师、王老师；联系电话：85203036

 长沙理工大学档案馆

2026年5月26日