各学院：

2016届毕业研究生学历证书电子注册图像采集工作即将开始，现将有关事宜通知如下：

一、集中采集

1、采集对象：预计2016年春季（2015年12月批次）或秋季（2016年7月）毕业的全日制硕士、博士研究生。包括：

（1）预计2016年6月毕业的全日制硕士、博士研究生；

（2）申请提前半年（2015年12月批次毕业）的全日制硕士、博士研究生；

（3）往届未毕业的推迟到2016年毕业的全日制硕士、博士研究生。

备注：学校每年安排一次图像集中采集，预计可能推迟至2016年7月以后毕业的全日制博、硕士研究生可于明年下半年参加采集图像，已采集过图像的学生不必再次采集。

2、采集时间及地点

11月5日上午：云塘云工三B-220，交通，土建，汽机，水利，电气，能动，计通，化学，数计，物电学院图像采集；

11月5日下午：金盆岭校区1A（电苑楼）-101，马克思，外语，文法，经管学院图像采集。

3、照相说明：

（1）照像需缴纳费用20元/人，代新华社湖南分社图片采集中心收取。请各学院指定学生负责人于10月29日收齐费用并提交交费名单电子版（学生电子名单及填写要求以邮件形式发送至各学院）。30日前未交费学生将安排到最后照相。

（2）11月5日上午9点及下午2点开始每个毕业生由学院集合到指定教室按学号顺序排队摄像。请各学院学生负责人组织好同学，合理安排时间，维持现场秩序，保证照相顺利进行。

云塘校区照相具体时间和安排顺序如下（注意：为杜绝拍摄过程中出现照片和学生个人信息不符的情况出现，如果学院人数未到齐，整个学院后延至原时间段的最后一个拍摄。）：

9：00 -10：00 交通，土建，汽机

10：00-10：45 水利，电气，能动

10：45-11：45 计通，化学，数学，物电

金盆岭校区照相具体时间和安排顺序如下：

2：00-2: 45 马克思，外语，文法

2: 45-3: 45 经管

二、分散采集

凡是此次因特殊原因不能参加集体采集的同学，可按下述方法进行采集：

1、因特殊原因错过时间不能回校的同学，可在各地省会城市新华社进行采集（联系方式见附件，如有变更请咨询当地114）。

2、照片寄送地址：湖南省长沙理工大学云塘校区一办公楼B205研究生院培养办，阮老师（收），邮编：410114，联系电话：0731-85258346。

3、请使用顺丰快递，其它快递不保证能送达，如不按要求填写寄送，丢失照片，后果自行承担。另外寒假前完成采集的可不用寄送电子照片，寒假后采集的请随纸质照片一并寄送照片光盘。

4、务必在外地分社准确填写如下信息：考生号，学校名称及代码（10536），层次（研究生），姓名，学号，身份证号和联系方式（手机、固定电话），不必填写院系代码。

因在各地分社采集后一个月左右照片才能寄送到长沙理工大学，请外地研究生联系当地分社后尽量于寒假前完成图像采集！

三、注意事项

1、毕业生电子图像采集是学历证书电子注册工作中的重要环节，拍摄的照片用于毕业证书和学位证书的使用，未参加拍摄的毕业研究生将不能进行毕业证书电子注册。

2、电子图像采集时使用的身份证号码必须正确无误，且必须与录取时一致，它作为将来证书网上查询的唯一条件。请各学院负责人逐个核对身份证信息，如身份证信息有误或与录取时不一致（15位正常升18位无须证明），须向我办提交纸质情况说明，身份证复印件，并附上制证所在地公安机关盖章的有效证明。

3、各学院要对此项工作予以充分重视，务必准确掌握本院预计毕业研究生情况并通知到本院每位预计2015年12月及2016年6月毕业的全日制研究生。

4．非全日制研究生不参加集体采集，自行到照相馆拍摄并冲印2寸蓝底近期免冠照片2张（用于制作学位证），照片的电子版（jpg格式，以姓名+身份证号命名，大小为100*140，15K以内）需要刻录光盘放入学位档案。

研究生院培养办

2015年10月16日

附件：